Améliorer la gestion des fournisseurs grâce à la dématérialisation

Fév 12, 2024 | Dématérialisation des documents, Dématérialisation des factures

La gestion des fournisseurs est un domaine stratégique essentiel pour les grandes entreprises et les ETI. La sélection des bons fournisseurs, déjà complexe, s’est intensifiée notamment avec la crise du Covid, l’inflation et le conflit en Ukraine. La nécessité de maintenir l’efficacité opérationnelle du cycle fournisseur tout en réduisant les coûts est plus que jamais une préoccupation pour les entreprises. La dématérialisation émerge comme une solution clé pour relever ce défi.

Cet article examine comment la dématérialisation optimise la gestion des fournisseurs, favorise un retour sur investissement rapide et consolide les relations fournisseurs.

Accélérer la contractualisation

Contrats, référencement, bon de commande, factures fournisseurs, pièces justificatives… À chaque étape du processus fournisseur, du sourcing au règlement des factures, la dématérialisation offre des opportunités pour simplifier, accélérer ou automatiser les processus inhérents.

Première étape d’un partenariat commercial, l’étape de contractualisation est cruciale pour engager une relation durable avec ses fournisseurs. La dématérialisation de ce processus offre plus de transparence et renforce le suivi des engagements mutuels. Grâce à l’automatisation, les cycles de négociation et d’approbation sont accélérés et permettent d’engager rapidement les premières commandes. La relation est bien engagée.

Portail fournisseur : du référencement à la gestion quotidienne de la relation

Autre levier d’optimisation des échanges avec les fournisseurs, le portail fournisseur offre une solution de centralisation et de collaboration qui favorise une relation et des interactions plus fluides et plus efficaces.

En amont des premières commandes, déployer un portail fournisseur permet aussi de simplifier le référencement en centralisant la saisie des informations et la collecte des pièces justificatives indispensables. Tout au long de la relation contractuelle, ce portail simplifiera l’actualisation des pièces à produire en automatisant le suivi des échéances de renouvellement et la collecte des documents à jour.

Ensuite, dans la gestion régulière de la relation fournisseur, la mise à disposition d’un portail fournisseur offre une meilleure visibilité sur la relation globale et permet de suivre en temps réel et en continu les transactions (commandes, paiements, traitement des écarts…). Il facilite l’accès aux informations nécessaires pour répondre aux appels d’offres, améliore la qualité et la précision des données échangées et réduit les délais de réponse.

La collaboration entre les partenaires est efficace, transparente et continue.

Le couple Bon de Commande / Facture : pivot de la relation fournisseur

A eux deux, ils incarnent la relation commerciale et financière avec le fournisseur.

Entre tâches fastidieuses, risques d’erreurs, circuits de validation longs, et menaces de fraudes, le traitement du bon de commande et de la facture requièrent une attention particulière.

Avec le passage à la facture électronique obligatoire, la dématérialisation de la facture fournisseur va progressivement s’imposer dans toutes les entreprises. Cela va permettre d’accélérer son traitement en déployant par exemple des workflows de validation automatisés, mais aussi de garantir une meilleure traçabilité comptable, et une fiabilisation des données. Les délais de traitement sont raccourcis, et les risques de contentieux ou de fraudes sont aussi diminués.

En miroir, la dématérialisation du processus de commandes fluidifie les échanges avec le fournisseur et permet notamment d’accélérer le temps de traitement de la commande et une traçabilité totale.

L’automatisation du rapprochement facture / bon de commande devient alors évidente afin de réduire les erreurs, de simplifier la résolution des litiges et d’accélérer les cycles de paiement. Au global, la relation fournisseur gagne là encore en transparence et en qualité.

La dématérialisation et l’automatisation du cycle fournisseur conduit à une meilleure gestion des ressources et à une réduction significative des coûts administratifs et opérationnels.

En éliminant le papier, en réduisant les délais de traitement et en minimisant les erreurs, l’efficacité des processus s’améliore considérablement. En parallèle, la collaboration gagne en transparence et en fluidité renforçant au quotidien la confiance et la satisfaction des fournisseurs.

Par conséquent, la dématérialisation est plus qu’une simple tendance ; c’est une stratégie essentielle pour bâtir des relations plus fortes et plus durables avec leurs fournisseurs. La clé du succès réside dans une mise en œuvre réfléchie, en tenant compte des besoins spécifiques de l’entreprise et en s’assurant de l’adhésion de toutes les parties prenantes.

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