Les projets de dématérialisation des factures et le passage à la facture électronique obligatoire engagent les entreprises dans un évolution profonde de ses processus et de son système d’information.

Pour mener à bien ses projets, un audit préalable est indispensable au bon cadrage et au bon déroulement du projet.

Voici le journal de bord d’un audit que nous avons mené récemment auprès de l’un de nos clients. Entrez dans les coulisses de ce projet avec le compte rendu de notre chef de projet.

PS : Pour des raisons de confidentialité, les noms des acteurs et des organisations concernées ont été supprimés.

20 sept. 9h30 – Kick Off

Nous avons lancé l’audit aujourd’hui et réunit l’ensemble des parties prenantes qui seront impliquées tout au long de ce projet (experts métiers, référents techniques, chefs de projets facture ou démat, prestataires impactés etc. )

• La chef de projet interne qui chapeaute le passage à la facture électronique. Elle est aussi responsable comptable.
• La responsable comptabilité client qui est aussi partie prenante dans le projet de dématérialisation des factures et référente ERP.
• Le responsable de projet ERP
• Les chefs de projet architecte et SI interne au sein de la DSI

Un tour de table a permis de faire les présentations et d’identifier les rôles de chacun dans l’organisation et pour cet audit.

Ce kick-off est aussi l’occasion de rappeler les éléments clés de la réforme afin que chacun ait le même niveau d’information et de connaissance sur les enjeux et les attendus de cet audit. Il a déjà révélé des spécificités et des premiers points de vigilance ou de réflexion ont émergé à l’issue de ce topo.

Enfin, nous avons définit exactement les attentes et les objectifs de cet audit :

• Préparer les obligations fiscales de dématérialisation à venir
• Améliorer et optimiser les processus de facturation clients et comptabilité des factures fournisseurs.

Sur cette base, nous déterminons l’ensemble des ateliers (fonctionnels et techniques) à mener, leurs objectifs et les participants nécessaires pour chaque workshop.

Nous repartons de cette première réunion de lancement avec un plan de route clair et un alignement de l’ensemble des parties-prenantes sur les attentes et les enjeux de cet audit ainsi qu’une bonne visibilité sur les responsabilités de chacun et le timing de l’audit.

27, 28 et 29 sept. 14h00 – Ateliers métiers

En 3 jours, l’objectif de ces ateliers et interviews est de couvrir l’ensemble des cas métiers qu’il est possible de rencontrer dans l’entreprise ainsi que les flux et les processus de traitement des factures en place.

Chaque atelier a permis précisément de décrire les flux d’émission et de réception ainsi que leur articulation avec le ou les SI concernés (ERP, gestion de flux spécifiques, outils de facturation, comptables…).

Pour chaque type de flux, nous avons examiné :

• le volume de factures à traiter,
• le nombre et la typologie d’entreprises concernées (PME ou grands groupes, locale ou internationale…)
• la qualité des référentiels (complétude et fiabilité des données…)
• les acteurs susceptibles d’intervenir sur le flux (acheteurs, fournisseurs…),
• les applications utilisées…
• les types de formats de données utilisés…

Nous avons récolté l’ensemble des informations nécessaires pour schématiser le processus global et cartographier les flux existants.

Nous avons également analysé les litiges, les anomalies, les délais de traitement moyens.

Nous avons cerné l’ensemble des processus métiers “factures” et compris leurs spécificités et leur fonctionnement précis. Nous avons identifié les cas particuliers propres à l’organisation qui nécessitent une attention particulière pour répondre aux obligations légales à venir et quelques axes d’optimisation potentiels.

Parmi les cas particuliers, un flux B2C pérenne (15 ans d’existence) qui représente moins d’1% du volume global de flux de factures qui nécessite d’être complètement revu pour rentrer dans le cadre de la réforme : processus, outils, connexion ERP et données et segmentations.

10 octobre – 9h00 – Restitution de l’audit fonctionnel

Cette restitution intermédiaire nous amène à livrer nos premières conclusions sur le fonctionnement actuel et les processus en place dans l’entreprise.

Nous avons confirmé notre compréhension des process métiers, des flux factures existants et des cas particuliers impactés par la réforme (auto-facturation, factures d’abonnement, mandat de facturation…)

Nous avons évoqué d’autres points de vigilance, notamment :

• des écarts de maturité face à la dématérialisation de certaines phases du processus métier.
• la gestion des litiges, sur certaines phases du processus nécessite probablement d’être revue et pilotée de manière différente en anticipation des transformations à venir.

16 nov. 9h00 – Ateliers Techniques

Ces ateliers et interviews nous ont permis de comprendre précisément l’environnement technique dans lequel le dispositif de dématérialisation des factures devra être déployé.

Nous avons cartographié les systèmes et l’ensemble des points de connexions existants.

Pour chaque SI concerné, nous avons notamment recueilli :

• une description précise de l’organisation SI en place,
• les protocoles réseaux et sécurité appliqués,
• les outils, modules et satellites dédiés au métier
• les données traitées et leurs formats.

Nous disposons de l’ensemble des informations nécessaire à la définition de l’architecture cible de la chaîne de dématérialisation des factures.

Nous avons également cadré le déroulement d’un projet SI type au sein de l’organisation dans lequel devra s’inscrire le déploiement de la solution de démat’.

25 nov. 10h00 – Restitution complète

Nous avons présenté à l’ensemble des équipes impliquées tout au long de l’audit le bilan des deux phases d’atelier, nos conclusions et nos recommandations :

• le schéma cible en réception et en émission des factures électronique dans le cadre de la réforme,
• les flux à considérer dans le périmètre de la reforme et en dehors,
• les nouveaux flux à mettre en place et les données à traiter,
• le calendrier auquel doit conformer l’entreprise pour tester et déployer son dispositif,
• les fonctionnalités nécessaires pour couvrir le schéma cible de dématérialisation des factures de l’organisation,
• les solutions et scénario à envisager pour couvrir le cahier des charges,
• les transformations à opérer (métiers, organisations, techniques) et les chantiers à mener (parties-prenantes et durées)

Les équipes internes disposent, avec ce rapport d’audit, d’une vue complète des axes à suivre et du périmètre à déployer pour être conforme et opérationnel lors du passage à la facture électronique.

La synthèse livrée offre une aide au benchmark et au choix de la solution à mettre en oeuvre et ainsi qu’une recommandation sur l’accompagnement à fournir.

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