Les articles 153 et 195 de la Loi de Finances 2020 vont contraindre toutes les sociétés françaises assujettis à la TVA à envoyer et recevoir leurs factures de façon électronique à partir du 1er juillet 2024.
Cette réforme d’ampleur nationale modifiera les process internes de l’ensemble des assujettis dans l’optique d’une digitalisation des pratiques.
La France comme plus de 48 pays dans le monde amorce cette transformation numérique en commençant par la généralisation de la facture électronique.
La mise en place de la généralisation de la facture électronique demande à chaque entreprise un changement et une évolution de ses processus de traitement des factures.
Pour vous aider à évaluer votre conformité avec ce nouveau cadre légal, voici 5 questions fondamentales.
1 – Votre SI dispose-t-il de toutes les données légales obligatoires ?
Jusqu’à aujourd’hui, lorsque vous dématérialisiez vos factures fiscalement, 16 données étaient obligatoires sur la facture. En 2024, plus de 28 données seront exigées par l’administration fiscale. Les nouvelles données demandées par la DGFIP devront être intégrées à chaque facture. Un delta de plus de 12 données qu’il va falloir extraire de vos outils de gestion ou récupérer de façon électronique.
Connaissez-vous ces mentions obligatoires ? Disposez-vous de ces informations ? Votre SI est-il en mesure de les intégrer aux factures au format électronique ?
2. Suis-je en capacité d’intégrer automatiquement les factures électroniques émises par mes fournisseurs ?
Par simplicité, beaucoup de factures sont envoyées par mail après avoir été scannées ou transformées au format PDF. Rappelons que la définition d’une facture électronique est une facture établie à partir d’un outil de gestion ou de facturation et émise via un des protocoles informatiques validés par la DGFIP (EDI, API, Portail étatique pour le B2G).
Toutes autres formes de création de factures émises par des protocoles autres que ceux permis par la DGFIP ne constituent pas une facture valide fiscalement.
3. Suis-je en capacité d’émettre automatiquement des factures au format électronique vers mes clients ?
Le seul fait de créer une facture depuis vos outils de gestion ou de facturation ne constitue pas une facture fiscalement intégrable pour l’Etat. Pour 2024, la plateforme étatique a défini 3 formats dans lesquels vous devrez envoyer vos factures à la plateforme publique qui sont CII, Factur-X et UBL.
Votre SI ou vos prestataires de dématérialisation offrent-t-il la possibilité de respecter l’un de ces formats ? Qu’est-ce que cela signifie de mettre en place l’un de ces formats dans votre organisation ?
4.Le processus de validation fiscale des factures est-il fiable et conforme ?
Les factures envoyées au format électronique devront être sécurisées. L’article 289 V du CGI indique qu’une facture dématérialisée fiscalement doit être sécurisée par :
Ceci afin de garantir l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de la pièce. Vos pratiques actuelles répondent-elle à l’une de ces trois voies de sécurisation ?
5.Mon système de gestion est-il en capacité de gérer le cycle de vie de mes factures ?
Le processus de suivi du cycle de vie des factures et gestion des éventuels litiges deviendra automatique grâce à la réception de statuts électroniques de la plateforme publique.
Ces statuts obligatoires sont au nombre de 4 (facture rejetée, refusée, déposée et encaissée). La DGFIP permet néanmoins la mise en place de 10 statuts supplémentaires qui sont soit recommandés soit libres. Il sera essentiel de pouvoir intégrer et traiter l’ensemble des statuts qui vous seront envoyés pour fluidifier le traitement et le règlement des factures reçues.
Un audit pour vous préparer plus sereinement ?
Si au moins la réponse à l’une de ces 5 questions restent floues, un audit peut vous aider à préparer sereinement la transition vers la facture électronique obligatoire.
On édite chaque année en France environ 2,5 milliards de factures, dont 3% seulement au format électronique.
2024 impose de basculer sur 100% de factures électroniques ce qui engage bon nombre de sociétés à franchir le cap de la dématérialisation.
Faire évoluer vos modes de fonctionnement pour se mettre en conformité aux exigences de l’administration fiscale demandera à la fois des mises à jour techniques de vos outils de gestion, de vos outils SI ainsi qu’une réorganisation des services métier.
Pour réussir cette transition, la première étape incontournable consiste à connaître et maîtriser parfaitement les processus internes et le fonctionnement exact des flux de facturation de votre société.
Pour cela, il est nécessaire d’effectuer une analyse en collaboration avec les services impactés pour engager une transformation progressive et adaptée de vos processus de facturation.
En tant qu’expert de la dématérialisation des documents depuis plus de 30 ans, nous pouvons vous accompagner dans cette conduite du changement par un audit qui stabilisera les process actuels afin de les faire évoluer de façon progressive et aborder cette réforme sereinement.
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