La DGFIP a publié le 19 juin dernier une nouvelle version des spécifications externes du PPF. Ce document de référence décrit en 200 pages le fonctionnement du PPF et comment interagir dans le cadre de la mise en oeuvre de la facture électronique obligatoire.
Cet article propose un résumé des principales évolutions de ces spécifications et les points à retenir de cette dernière version.
Les modifications majeures
En préambule, rappelons que le PPF est la plateforme étatique au centre de la réforme. Elle couvre 3 fonctions majeures :
La gestion de l’annuaire des entreprises assujetties à la TVA,
La collecte des données pour l’administration fiscale, en lien notamment avec les PDP (Plateformes de Dématérialisation Partenaires),
Les services d’échange de factures, de suivi des statuts et de collecte du e-reporting.
Les évolutions de l’annuaire
Les spécifications externes 2.4 redéfinissent la gestion de l’annuaire qui sera mis en production à la fin de cette année.
Cet annuaire sera notament constitué à partir de la base SIREN pour recenser les organisations assujeties à la TVA ainsi que les entités publiques et les SIRET correspondants. Cela permettra notamment d’identifier si une entreprise est privée (B2B) ou publique (B2G).
Le fonctionnement revu de l’annuaire apporte quelques possibilités supplémentaires notamment pour ce qui est de la gestion des adresses de facturation afin de faciliter le dispatch des factures selon la typologie d’achat par exemple.
A noter que les éléments techniques pour définir les API et les messages à utiliser figurent dans cette nouvelle version.
Des précisions à propos du B2G
Les transactions qui concernent les établissement publiques, aujourd’hui traitées via Chorus Pro suivront le même processus que celui actuellement en place. Les factures à destination du secteur public devront transiter par le PPF obligatoirement. Autrement dit, les PDP n’auront qu’un rôle d’OD pour ces flux.
La gestion du lisible.
Cette version 2.4 apporte des précisions sur la version lisible qui pourra accompagner les factures au format structuré (UBL, CII ou autres). La pièce jointe “LISIBLE” devra présenter l’exhaustivité des données de la facture structurée.
A noter que le format Factur-X intègre par définition d’un lisible.
A propos des cycles de vie
Le document du 19 Juin apporte plus de détails sur les cycles de vie. En substance, ils peuvent être de 2 types :
liés aux flux. Générés automatiquement par les plateformes, les statuts serviront alors “d’acquittement technique” et seront transmis à chaque échange de flux.
liés au métier. Il s’agit des statuts fonctionnels de la facture et seront principalement initiés par le métier. (par exemple pour des factures en litige)
Le document présente de nouveaux schémas expliquant la mécanique des statuts selon les circuits, les canaux, les acteurs etc.
Des compléments sur certains cas d’usage
Certains cas d’usage sont complétés par cette nouvelle mouture. Notamment en ce qui concerne les situations de sous-traitance et de co-traitance, ainsi que la possibilité de dérouter une facture (”Facturé à”).
Cette version 2.4 des spécifications externes du PPF apporte un certain nombre de nouvelles informations pour permettre à chacun d’avancer dans le déploiement de la facture électronique. Nous notons toutefois quelques coquilles ou incohérences notamment sur les dates de tolérances annoncées qui amèneront probablement la DGFIP à publier une version corrigée dans le courant de l’été.
Cet article relate les grandes lignes des dernières évolutions des spécifications techniques et des cas d’usages livrés par la DGFIP. Si vous souhaitez en savoir plus et mieux comprendre l’impact sur le déploiement de la facture électronique obligatoire dans votre entreprise, n’hésitez pas à contacter nos experts.
TBS group est un éditeur de solutions de gestion et de monétisation des revenus d’audience pour les médias et la communication. Leader français de la gestion commerciale des régies publicitaires et de la gestion d’abonnements, TBS Group propose un ERP complet et unique qui consolide l’ensemble des revenus médias.
ICD International est un éditeur français, expert des solutions de dématérialisation depuis plus de 30 ans. Membre d’EDIPUB, ICD international accompagne le secteur des médias (agences et régies) pour la dématérialisation des factures et également des mandats avec la solution MyMandat. Impliquée depuis 2019 auprès de la DGFIP pour le déploiement de la facture électronique obligatoire, ICD International développe depuis de nombreuses années une solution de dématérialisation des factures et se positionne comme future PDP.
TBS group a choisi de s’appuyer sur la plateforme Dematrust pour compléter leur offre et anticiper le passage à la facture électronique obligatoire.
Ce partenariat offrira aux utilisateurs de solutions TBS group les outils nécessaires pour transmettre et recevoir des factures électroniques, assurer l’ensemble des contrôles techniques et métiers conformément à la législation française (appliquée à partir de 2026) et aux réglementations de plus de 65 pays dans le monde.
“Les spécificités des processus de facturation du secteur des médias (Loi Sapin) sont parfaitement maîtrisées par les équipes ICD International, ce qui nous permet aujourd’hui d’accompagner au mieux les clients de TBS group.
“Nous sommes très fiers de ce partenariat qui nous permet d’accompagner les Agences, Régies et Annonceurs dans leur dématérialisation des flux factures fournisseurs et clients” – Florence Naudin – DG ICD International
« Le partenariat d’aujourd’hui avec ICD International est le fruit naturel d’une collaboration fructueuse depuis de nombreuses années entre nos deux sociétés autour de l’EDIPUB. C’est donc avec un grand plaisir sans hésitation que nous nous engageons dans cette nouvelle aventure de la dématérialisation des factures ensemble. » – Nicolas DANIEL – Président TBS Group
Just-in-Séquence et Just-in-Time au service de l’excellence opérationnelle
Quand pour l’industrie, l’efficacité et la rentabilité sont primordiales ; le juste à temps (JIT) et le juste en séquence (JIS) offrent des solutions de rationalisation et d’optimisation de la supply chain, et par voie de conséquence directe, celle du BFR .
Quelles différences entre ces deux stratégies visant la performance, comment s’appliquent-elles et comment transforment-elles les processus de fabrication ?
Comprendre le Just-In-Sequence (JIS)
Le Just-In-Sequence propose une approche synchronisée de la fabrication. Les composants nécessaires à l’exécution sont livrés directement au poste de la chaîne de production, exactement au moment et dans l’ordre où ils sont nécessaires.
Cette synchronisation et ce séquençage précis permettent aux équipes d’assemblage de se concentrer sur leurs tâches, sans avoir à trier les pièces.
Connu dans l’industrie automobile sous le nom de In-Line Vehicle Sequencing (ILVS), le JIS optimise le processus de fabrication en se concentrant sur les tâches à plus forte valeur ajoutée et réduit le besoins de stocks.
La différence avec le Juste-à-Temps (JIT)
Alors que le Juste-à-Temps (Just-In-Time) se concentre sur la livraison de pièces “juste à temps” pour être utilisées, minimisant ainsi les stocks, le JIS ajoute une couche critique de séquençage. Cela permet non seulement de garantir une livraison en temps voulu, mais aussi de s’assurer que les composants arrivent dans l’ordre précis requis pour l’assemblage. Le JIS peut donc être considéré comme une extension du JIT, conçu pour améliorer encore l’efficacité de la chaîne de production.
La mécanique du JIS
La mise en œuvre du JIS exige une coordination et une communication parfaite entre le fabricant et les fournisseurs. Les composants doivent être préparés et expédiés pour arriver précisément au bon moment et dans le bon ordre. Ce niveau de détail nécessite une planification rigoureuse et un back-end numérique sophistiqué capable de se connecter de manière transparente avec les fournisseurs.
Les avantages du Just-in-Sequence
Réduction des coûts d’entreposage : En livrant les composants directement sur la ligne, les fabricants peuvent réduire considérablement les coûts de stockage et de manutention.
Assemblage rationalisé : Les équipes reçoivent les pièces dans l’ordre exact où elles sont nécessaires, ce qui simplifie le processus d’assemblage et réduit les risques d’erreurs.
Amélioration de l’efficacité de la production : Les pièces étant fournies directement à la ligne, la complexité de la coordination de la logistique interne est minimisée, ce qui permet des opérations plus fluides et moins onéreuses.
Les défis du JIS
Cependant, la précision nécessaire à la mise en oeuvre du JIS s’accompagne de quelques challenges :
Dépendance à l’égard des fournisseurs : toute perturbation de la chaîne d’approvisionnement peut interrompre la production, ce qui rend le fabricant très dépendant de l’efficacité de ses fournisseurs.
Des erreurs dans la séquence de livraison des pièces peuvent entraîner des retards de production importants et des erreurs d’assemblage potentielles.
La mise en œuvre efficace du JIS nécessite des solutions logicielles sophistiquées qui assurent une communication et une gestion logistique en temps réel.
Le JIS pour quelles industries ?
Le JIS est particulièrement utile dans des secteurs tels que l’automobile, où la variété et la personnalisation des produits sont importantes. Par exemple, un constructeur automobile peut avoir besoin de portes de couleurs spécifiques livrées dans l’ordre pour correspondre aux voitures sur la chaîne de montage, ce qui rend le JIS idéal pour garantir que chaque composant s’aligne parfaitement avec le véhicule en cours d’assemblage.
Le JIT et le JIS offrent tous deux des avantages substantiels au manufacturing, mais le choix entre les deux doit être dicté par les besoins spécifiques de l’environnement de production.
Pour ceux qui ont besoin d’une grande précision et de personnalisation, le JIS offre une solution intéressante et pousse ainsi la robustesse des processus de chaîne d’approvisionnement.
À mesure que la fabrication continue d’évoluer, l’intégration de ces méthodologies avec des outils numériques avancés devient cruciale pour atteindre un niveau supérieur dans l’efficacité opérationnelle.
Dans le cadre de l’évolution réglementaire marquante que constitue l’obligation de la facturation électronique en France, une réunion clé s’est tenue ce 16 février, rassemblant la communauté des relais de communication à Bercy.
Cet événement a été le théâtre de nombreuses annonces et précisions sur les modalités de mise en œuvre de cette réforme. Cet article se propose de relayer les informations essentielles divulguées lors de cette rencontre pour vous éclairer sur les étapes à venir et vous soutenir dans votre transition vers la dématérialisation des factures.
Face aux enjeux de la réforme, une nouvelle approche projet
L’objectif principal de cette réforme, portée par la Direction Générale des Finances Publiques (DGFIP) et l’Agence pour l’Informatique Financière de l’État (AIFE), est de simplifier, sécuriser et moderniser les processus de facturation au sein des entreprises françaises. En considérant la diversité et la complexité de l’écosystème, les enjeux de collaboration ont été rappelés, soulignant l’importance de l’adhésion de tous les acteurs impliqués.
Cette introduction a d’ailleurs été l’occasion pour la DGFIP d’expliquer une nouvelle organisation du projet centrée sur la vision utilisateur. Elle a pour objectif d’offrir une meilleure lisibilité, une meilleure stabilité et une logique de progressivité afin de sécuriser la mise en œuvre de la réforme.
La réunion a mis en lumière plusieurs avancées significatives, notamment l’introduction de nouveaux moyens et équipes au sein de la DGFIP, de l’AIFE, ainsi que chez les prestataires en charge de développer le Portail de la Facture Électronique (PPF).
Des ateliers de construction avec le Forum National de la Facture Électronique (FNFE) ont également été instaurés, adoptant une nouvelle méthode de collaboration pour hiérarchiser et prioriser les cas d’usage les plus pertinents.
A propos du calendrier
Le calendrier de mise en application n’a pas évolué. Pour rappel, à compter du 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA devront être en mesure de recevoir des factures au format électronique. Seules les ETI et Grandes Entreprises seront dans l’obligation d’émettre leur facture au format dématérialisé.
A partir du 1er septembre 2027, les TPE et PME devront à leur tour être en capacité d’émettre des factures électroniques.
Les discussions et annonces ont réaffirmé la volonté d’un déploiement progressif de la réforme. Cette approche graduelle permettra aux entreprises de s’adapter à leur rythme, en bénéficiant du soutien nécessaire pour intégrer les nouveaux processus de facturation électronique.
Immatriculation des PDP : des points marquants
Pour tenir ce calendrier, les échéances liées à l’immatriculation des PDP sont clés.
La publication d’un décret au début du 2em trimestre 2024 visant à permettre de délivrer les premières immatriculations des Prestataires de Dématérialisation de la Facture (PDP) malgré l’indisponibilité du Portail de la Facture Électronique (PPF).
L’immatriculation des PDP devrait donc se faire en deux étapes :
Au plus tard en Juillet 2024 seront délivrées des immatriculations provisoires.
Ces immatriculations devront être confirmées par des tests techniques qualificatifs
Focus sur la préparation technique
Un focus particulier a été fait sur la préparation technique, annonçant que la norme sera “cristallisée” au printemps 2024. Une documentation technique sera publiée dans la foulée pour permettre aux PDP de s’appuyer sur des descriptifs fonctionnels et techniques stabilisés pour adapter ou développer les plateformes.
Un test des PDP sur l’annuaire sera mené avant la fin d’année 2024. Cette phase de tests était très attendue car cruciale pour assurer une transition fluide vers la facturation électronique.
Suivront en 2025 des phases de qualification pour les PDP et une phase pilote ouvrant les services pratiquement dans leur intégralité.
Cette réunion a permis de faire le point sur l’état des lieux du parcours vers l’obligation de la facture électronique en France. Elle a donné quelques perspectives et quelques jalons importants pour permettre à chacun de poursuivre sa préparation.
Les premières immatriculations et les tests de l’annuaire sont les prochaines échéances clés pour accompagner cette transition vers l’e-invoicing.
La gestion des fournisseurs est un domaine stratégique essentiel pour les grandes entreprises et les ETI. La sélection des bons fournisseurs, déjà complexe, s’est intensifiée notamment avec la crise du Covid, l’inflation et le conflit en Ukraine. La nécessité de maintenir l’efficacité opérationnelle du cycle fournisseur tout en réduisant les coûts est plus que jamais une préoccupation pour les entreprises. La dématérialisation émerge comme une solution clé pour relever ce défi.
Cet article examine comment la dématérialisation optimise la gestion des fournisseurs, favorise un retour sur investissement rapide et consolide les relations fournisseurs.
Accélérer la contractualisation
Contrats, référencement, bon de commande, factures fournisseurs, pièces justificatives… À chaque étape du processus fournisseur, du sourcing au règlement des factures, la dématérialisation offre des opportunités pour simplifier, accélérer ou automatiser les processus inhérents.
Première étape d’un partenariat commercial, l’étape de contractualisation est cruciale pour engager une relation durable avec ses fournisseurs. La dématérialisation de ce processus offre plus de transparence et renforce le suivi des engagements mutuels. Grâce à l’automatisation, les cycles de négociation et d’approbation sont accélérés et permettent d’engager rapidement les premières commandes. La relation est bien engagée.
Portail fournisseur : du référencement à la gestion quotidienne de la relation
Autre levier d’optimisation des échanges avec les fournisseurs, le portail fournisseur offre une solution de centralisation et de collaboration qui favorise une relation et des interactions plus fluides et plus efficaces.
En amont des premières commandes, déployer un portail fournisseur permet aussi de simplifier le référencement en centralisant la saisie des informations et la collecte des pièces justificatives indispensables. Tout au long de la relation contractuelle, ce portail simplifiera l’actualisation des pièces à produire en automatisant le suivi des échéances de renouvellement et la collecte des documents à jour.
Ensuite, dans la gestion régulière de la relation fournisseur, la mise à disposition d’un portail fournisseur offre une meilleure visibilité sur la relation globale et permet de suivre en temps réel et en continu les transactions (commandes, paiements, traitement des écarts…). Il facilite l’accès aux informations nécessaires pour répondre aux appels d’offres, améliore la qualité et la précision des données échangées et réduit les délais de réponse.
La collaboration entre les partenaires est efficace, transparente et continue.
Le couple Bon de Commande / Facture : pivot de la relation fournisseur
A eux deux, ils incarnent la relation commerciale et financière avec le fournisseur.
Entre tâches fastidieuses, risques d’erreurs, circuits de validation longs, et menaces de fraudes, le traitement du bon de commande et de la facture requièrent une attention particulière.
Avec le passage à la facture électronique obligatoire, la dématérialisation de la facture fournisseur va progressivement s’imposer dans toutes les entreprises. Cela va permettre d’accélérer son traitement en déployant par exemple des workflows de validation automatisés, mais aussi de garantir une meilleure traçabilité comptable, et une fiabilisation des données. Les délais de traitement sont raccourcis, et les risques de contentieux ou de fraudes sont aussi diminués.
En miroir, la dématérialisation du processus de commandes fluidifie les échanges avec le fournisseur et permet notamment d’accélérer le temps de traitement de la commande et une traçabilité totale.
L’automatisation du rapprochement facture / bon de commande devient alors évidente afin de réduire les erreurs, de simplifier la résolution des litiges et d’accélérer les cycles de paiement. Au global, la relation fournisseur gagne là encore en transparence et en qualité.
La dématérialisation et l’automatisation du cycle fournisseur conduit à une meilleure gestion des ressources et à une réduction significative des coûts administratifs et opérationnels.
En éliminant le papier, en réduisant les délais de traitement et en minimisant les erreurs, l’efficacité des processus s’améliore considérablement. En parallèle, la collaboration gagne en transparence et en fluidité renforçant au quotidien la confiance et la satisfaction des fournisseurs.
Par conséquent, la dématérialisation est plus qu’une simple tendance ; c’est une stratégie essentielle pour bâtir des relations plus fortes et plus durables avec leurs fournisseurs. La clé du succès réside dans une mise en œuvre réfléchie, en tenant compte des besoins spécifiques de l’entreprise et en s’assurant de l’adhésion de toutes les parties prenantes.
