RO e-Transport : le dispositif électronique de contrôle du transport routier en Roumanie s’applique au transport international

RO e-Transport : le dispositif électronique de contrôle du transport routier en Roumanie s’applique au transport international

Fév 12, 2024 | Actualités, EDI

RO e-Transport est une initiative lancée par le ministère des finances, par l’intermédiaire de l’agence nationale d’administration fiscale (ANAF) et de l’autorité douanière roumaine, pour contrôler le transport de marchandises sur le territoire roumain.

Cela fait partie d’un effort plus large pour augmenter l’efficacité des services publics et faciliter l’accès aux informations et aux procédures pour les citoyens et les entreprises à l’instar de la mise en place de la facture électronique obligatoire en Roumanie.

Une première version des amendements du code fiscal roumain actait la mise en œuvre à partir du 1er Janvier 2023 du Système national de contrôle du transport routier de marchandises à haut risque fiscal. Cette mesure ne concernait qu’une certaine catégorie de marchandises.

Et depuis le 1er janvier 2024, le récent amendement GEO N°115/2023 étend les obligations de déclaration à toutes les marchandises concernées par un transport routier international.

Cet article détaille les obligations et le mode de fonctionnement de RO e-Transport.

RO e-Transport : initialement limité au transport routier de marchandises à haut risque fiscal

Depuis le 1er janvier 2023, RO e-Transport s’applique au transport routier roumain pour les marchandises présentant un risque fiscal élevé (notamment, fruits et légumes, boissons, vêtements, chaussures, fonte, fer et acier, ciment, sel…)

Concrètement, les marchandises concernées de plus de 500 kg ou de plus de 10 000 RON dont le transport est assuré par des véhicules dont le PTAC > 2,5 T sont soumises à une déclaration obligatoire dans le système RO e-Transport.

Cette déclaration consiste à transmettre via la plateforme étatique les données relatives à :

  • l’expéditeur et au bénéficiaire,
  • le nom, les caractéristiques, les quantités et la valeur des marchandises transportées,
  • les lieux de chargement et de déchargement, et
  • les détails concernant les moyens de transport utilisés.

Cette déclaration incombe à l’ensemble des acteurs de la chaîne logistique, de l’expéditeur au destinataire, en passant par le transporteur ou l’entrepositaire.

RO e-Transport s’applique aussi au Transport routier international pour toutes les marchandises

Depuis le 1er janvier 2024, une série de modifications du système RO e-Transport est entrée en vigueur.

En effet, les obligations de déclaration s’appliquent également au transport routier international de tous types de marchandises. Il est donc obligatoire pour :

  • les destinataires mentionnés dans la déclaration douanière d’exportation,
  • le bénéficiaire en Roumanie (dans le cas d’acquisitions intracommunautaire de biens),
  • le fournisseur (en cas de livraisons intracommunautaires) et
  • l’entrepositaire (dans le cas de marchandises faisant l’objet de transactions intracommunautaires en transit)

de déclarer les marchandises concernées auprès de l’ANAF via la plateforme e-Transport.

Sur le plan pratique, la déclaration se fait au travers d’un fichier XML structuré (format imposé par e-Transport) qui permet de transmettre les données des documents de transport (CMR, note d’envoi). En retour, la plateforme génère un code de transmission UIT qui identifie de manière unique les marchandises et doit apparaître clairement sur le document de transport.

La déclaration e-Transport doit être faite au plus tard, 3 jours avant le mouvement des marchandises et reste valable jusqu’à 5 jours après la date de transport déclarée.

En cas de manquement à ces obligations, la sanction encourue est une amende de 5 000 RON à 10 000 RON. Bien que les obligations soient déjà en vigueur, les sanctions ne seront appliquées qu’à partir du 1er Juillet 2024.

Outre la déclaration des marchandises transportées, les évolutions de RO e-Transport concernent l’obligation pour les transporteurs d’équiper les véhicules de dispositifs GPS et de transférer les données de positionnement du véhicule concerné par une déclaration e-Transport. La géolocalisation du véhicule doit être active avant son entrée sur le territoire roumain jusqu’à sa sortie ou après la livraison.

Automatiser ces déclarations de e-Transport grâce à l’EDI ?

La plateforme EDI d’ICD International permet d’automatiser ce flux et de transmettre automatiquement depuis votre ERP sous n’importe quel format les données à déclarer à l’ANAF au format exigé par e-Transport (XML) puis de récupérer dans votre ERP le code UIT généré par la plateforme.

Pour sécuriser et fiabiliser votre déclaration, la plateforme ICD International effectue une série de contrôles avant transmission à l’ANAF (modèle sémantique, règles opérationnelles, règles e-Transport…).

Pour en savoir plus sur nos solutions de gestion des Flux EDI et de dématérialisation de vos flux logistiques, contactez-nous.

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ICD International figure sur la liste DGFIP des premières plateformes candidates à l’immatriculation PDP

ICD International figure sur la liste DGFIP des premières plateformes candidates à l’immatriculation PDP

Jan 31, 2024 | Actualités, Dématérialisation des factures

La réforme de la facturation électronique en France marque un tournant décisif dans la modernisation des relations entre l’administration fiscale et les entreprises. Après le report de la réforme et la confirmation du nouveau calendrier de mise en œuvre de la facture électronique obligatoire, une nouvelle étape importante a été franchie avec l’annonce d’une première liste de candidats à l’immatriculation PDP.

Après avoir déposé notre dossier en Aout 2023, nous sommes ravis d’annoncer qu’ICD International figure parmi les premières plateformes annoncées par la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) comme candidate à devenir une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) officielle.

Aider à la préparation des entreprises

Cette liste regroupe des opérateurs ayant déposés un dossier de demande d’immatriculation.

La diffusion de cette première liste a pour objectif d’aider les entreprises à mieux préparer leur mise en conformité en leur offrant de la visibilité sur les futures PDP.

Rappelons qu’à partir du 1er septembre 2026, toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir des factures électroniques et les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire devront être capable d’en émettre. Cette obligation de réception sera applicable aux PME et microentreprises dès le 1er septembre 2027. Chaque entreprise devra transmettre ses factures électroniques et son e-reporting soit par l’intermédiaire du portail public de facturation, soit avec les plateformes d’opérateurs privés immatriculées par la DGFIP.

Une immatriculation délivrée selon un cahier des charges précis.

A ce jour aucune immatriculation n’a été officiellement attribuée. Les premiers dossiers sont en cours d’instruction par les services de la DGFIP pour confirmer que l’ensemble des fonctions, responsabilités et exigences attendues sont bien remplies.

En effet, une PDP aura la responsabilité de recevoir, valider et transmettre les factures au format électroniques à leurs destinataires en garantissant l’authenticité, l’intégrité, la lisibilité et l’archivage. Elle doit également répondre à un cahier des charges technique particulier pour notamment garantir la sécurité des données, la capacité de traitement d’un grand nombre de factures et l’interopérabilité de la plateforme.

Auditer d’abord, faire un benchmark ensuite.

Même si la publication de cette liste ne préjuge pas de l’immatriculation des acteurs cités, elle offre aux entreprises une première opportunité de benchmark pour leur projet de transition vers la facture électronique.

Pour rendre ce benchmark pertinent, la première étape indispensable pour engager un projet de dématérialisation des factures consiste à mener un audit des flux de facturation existant. Cette phase d’audit n’est donc pas à négliger parce qu’elle permet d’engager la réflexion et d’identifier les points durs à anticiper et traiter. Elle permettra de mener une étude comparative des solutions sur la base des besoins et des pratiques spécifiques de l’entreprise.

La réforme, même repoussée à 2026, reste un projet important pour les entreprises tant il est susceptible de modifier profondément les processus de traitement des factures clients et fournisseurs. La DGFIP continue d’accompagner le mouvement pour donner petit à petit de la visibilité aux entreprises pour leur permettre de se préparer au mieux.

📌 La plateforme ICD International Dématrust est officiellement candidate à devenir PDP. Elle couvre évidemment le périmètre définit par la réforme, mais propose des fonctionnalités avancées pour répondre aux besoins métier et couvre les contraintes légales de plus de 65 pays. Inscrivez-vous dès maintenant à une démo complète de la plateforme à l’occasion du Webinaire du 19 mars.

10 Questions à propos de l’EDI

10 Questions à propos de l’EDI

Jan 2, 2024 | EDI

1. Qu’est-ce que l’EDI et comment fonctionne-t-il ?

L’Échange de Données Informatisé (EDI) permet aux entreprises d’échanger des documents commerciaux de manière automatisée et électronique. Il s’appuie sur des formats de données standardisés qui assurent que les informations transmises sont cohérentes et facilement traitables. L’EDI élimine ainsi la nécessité de saisir des données manuellement.

 

2. Quels types de documents peuvent être échangés via l’EDI ?

L’EDI peut gérer une vaste gamme de documents : des bons de commandes, des factures, des avis d’expéditions, des confirmations de commande, des mouvements de stock et bien d’autres.

Technologie flexible et adaptable, l’EDI permet aux entreprises de couvrir tous les processus de leurs transactions commerciales.

 

3. Quels sont les principaux avantages de l’EDI pour les
entreprises ?

L’EDI permet de dématérialiser et d’automatiser les processus métier de l’entreprise. Cela entraîne :

  • une réduction significative des coûts d’opération,
  • une amélioration de l’efficacité opérationnelle grâce à l’automatisation,
  • une réduction des erreurs liées aux saisies manuelles,
  • une accélération des cycles commerciaux grâce à un échange de données plus rapide.

 

4. Comment l’EDI contribue-t-il à la dématérialisation des processus métier ?

En remplaçant les processus papier par des échanges numériques, l’EDI accompagne la transition digitale des entreprises et permet de déployer une stratégie de dématérialisation globale. Outre la réduction de l’empreinte écologique, les stratégies de dématérialisation améliorent l’efficacité opérationnelle en rendant les processus métier plus rapides, plus fiables, et moins coûteux.

 

5. Est-il compliqué de mettre en place un système EDI ?

La complexité de mise en oeuvre de l’EDI varie selon les besoins spécifiques de l’entreprise. Elle nécessite une évaluation préalable des besoins et un audit des processus en place et des systèmes d’information existants.

Sur la base de cette étude préalable, le déploiement de la solution se déroule en général en suivant les étapes suivantes :

  • sélection de la solution EDI adaptée aux besoins métier et au contexte technique de l’entreprise
  • configuration de plateforme EDI (mapping des flux de données notamment)
  • intégration et tests avec les systèmes informatiques internes (ERP, CRM, logiciels métier…)

Le prestataire EDI définit en début de projet le processus de mise en œuvre le plus adapté à l’entreprise.

 

6. Comment l’EDI s’intègre-t-il aux systèmes ERP existants ?

L’EDI peut être intégré de manière automatique aux systèmes ERP (Enterprise Resource Planning) existants afin de synchroniser les données de l’organisation. Cette intégration assure que les informations échangées via l’EDI sont instantanément disponibles et mises à jour dans le système ERP.

 

7. Quels sont les standards EDI les plus utilisés ?

Les standards EDI jouent un rôle crucial dans l’efficacité et l’uniformité des échanges de données entre différentes entreprises. Ils assurent que les données envoyées d’une entreprise à l’autre soient interprétées selon un langage commun et garantissent une communication fluide et sans erreur entre partenaires commerciaux.

Les standards EDI les plus utilisés dans le monde sont X12, EDIFACT, EANCOM, UBL… Chaque standard EDI a ses spécificités et est choisi en fonction des besoins de l’entreprise, de l’industrie, et de la région géographique.

 

8. L’EDI est-il sécurisé ?

La sécurité est une composante cruciale de l’EDI. Les protocoles de transmission des données utilisés (AS2, AS3, AS4) sont conçus pour le transfert sécurisé de fichiers EDI. Ils intègrent pour certains des fonctionnalités de cryptage des données et des signatures électroniques pour assurer la confidentialité et l’intégrité des données échangées.

 

9. Quel est l’impact de l’EDI sur les relations avec les partenaires commerciaux ?

L’utilisation de l’EDI peut significativement améliorer les relations entre partenaires commerciaux. En fournissant une méthode de communication fiable, rapide et précise, l’EDI renforce la confiance, améliore la collaboration, et augmente la transparence dans les relations commerciales.

 

10. Quelles sont les tendances futures de l’EDI ?

L’évolution continue des technologies EDI, notamment avec l’intégration de formats plus modernes comme le XML et le JSON, témoigne de la capacité d’adaptation de l’EDI aux changements du paysage numérique.

L’avenir de l’EDI est également marqué par l’intégration de technologies avancées comme l’intelligence artificielle ou la blockchain. Ces technologies renforcent les qualités de l’EDI notamment sur la traçabilité des transactions, la gestion en temps réel des échanges, l’automatisation des processus décisionnels, et la sécurité des échanges.

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ICD International récompensé pour la deuxième année consécutive par les Cas d’Or de la démat’

ICD International récompensé pour la deuxième année consécutive par les Cas d’Or de la démat’

Déc 21, 2023 | Actualités, Evenement

L’édition 2023 des Cas d’Or de la démat’ s’est tenue le 29 novembre dernier. Cet événement est un rendez-vous incontournable pour mettre en avant des dispositifs de dématérialisation et de digitalisation des processus métiers. C’est l’occasion de partager des cas d’usages de la démat’ et d’en mesurer les impacts et le ROI.

Les prix sont décernés par un jury composé de décideurs d’entreprises françaises en phase de recherche de solutions de démat’ ce qui en font des récompenses ancrées dans la réalité des besoins des entreprises.

Ce millésime 2023 a récompensé ICD International avec 3 prix :

C’est, cette année encore, un grand honneur et une très belle récompense pour le travail fournit avec nos clients pour déployer ces projets et en faire des leviers d’efficacité et de croissance.

Rendez-vous en 2024 !

Comment organiser son projet de dématérialisation ?

Comment organiser son projet de dématérialisation ?

Oct 25, 2023 | Actualités, Dématérialisation des documents, Dématérialisation des factures

Organiser son projet de digitalisation

Dans le contexte actuel, la digitalisation et l’automatisation des processus se positionnent comme des piliers essentiels pour les entreprises et les collectivités. Ces démarches, qu’elles visent à mettre en conformité les processus documentaires tels que la facturation électronique et l’e-consentement, à optimiser l’efficacité opérationnelle ou à fidéliser clients et fournisseurs, requièrent une planification et une réflexion minutieuse. L’importance de définir des objectifs clairs, d’engager toutes les parties prenantes et de naviguer habilement à travers les complexités des systèmes informatiques est primordiale.

La réussite de ces projets de transformation digitale repose sur une vision holistique, englobant diverses fonctions de l’entreprise, qu’il s’agisse de l’informatique, des équipes comptables, RH, du DPO ou même du service juridique.

Étapes clés de la transformation digitale

1. Identifier et prioriser ses besoins :

La première marche vers une transition numérique réussie est la clarté du besoin. Quel que soit le projet et ses ambitions, le déploiement d’un processus de dématérialisation commence invariablement par une phase de définition précise du besoin. Il s’agit d’avoir une vision globale du projet. Est-ce qu’il ne concerne qu’un seul processus pour des raisons réglementaires ou est-ce un axe stratégique fort de transformation de l’entreprise ? Cette première étape consiste à comprendre les pratiques internes, cartographier les processus et les flux et mesurer le volume de tâches et de documents traités.

2. Analyse du marché des solutions :

Avant de se tourner vers des solutions externes, une évaluation approfondie des outils et systèmes existants est impérative. Cette démarche permet de déterminer si une adaptation ou une intégration des outils actuels est possible dans le cadre du projet de dématérialisation. Lors de cette phase, il s’agira d’évaluer notamment 3 critères essentiels :

  • la capacité des solutions à couvrir l’intégralité du processus avec une approche “métier”,
  • les possibilités d’interconnexion des solutions pour écarter les ressaisies, sources de nombreuses erreurs,
  • la dimension sécuritaire de la solution (traitement des données, gestion des accès et des droits…).

3. Déploiement et paramétrage :

La sélection des outils n’est que le début. Il est crucial de définir des spécifications fonctionnelles détaillées, de choisir une stratégie de déploiement et planifier rigoureusement l’enchaînement des actions, la définition des rôles. Cette étape est aussi l’occasion de conduire des tests pour valider que la solution et l’approche projet répondent aux besoins de l’organisation et qu’elle est capable de supporter la charge de données et de flux attendus.

4. Communication et formation :

La communication joue un rôle central tout au long du projet et sur la conduite du changement. Informer et expliquer régulièrement les changements et les évolutions à venir permet de rassurer et embarquer les équipes. En complément, la formation aux outils et nouveaux processus permettra d’ancrer les nouvelles pratiques et assurer une transition en douceur pour faire des utilisateurs les ambassadeurs de cette transformation. Enfin, la mise en place d’indicateurs de progression permet de suivre l’adoption des solutions et de prolonger l’accompagnement si nécessaire.

La mise en œuvre d’un projet de dématérialisation est bien plus qu’une simple adoption de technologies ; c’est une refonte stratégique qui touche à tous les aspects de l’organisation et de ses processus. En suivant une feuille de route claire et en mettant l’accent sur la communication, les entreprises peuvent non seulement réussir leur transition numérique, mais aussi tirer le meilleur parti des avantages qu’elle offre. La technologie n’est qu’un outil. C’est la manière dont elle est utilisée, intégrée et adoptée qui déterminera le succès du projet. En fin de compte, une transformation digitale réussie est celle qui place les besoins de l’entreprise et de ses employés au cœur de chaque décision, tout en anticipant les défis futurs.

Nous vous accompagnons pour auditer votre projet de dématérialisation