Depuis juillet 2023, ICD International est certifiée ISO 27001. À quoi correspond cette certification, pourquoi ICD International a fait cette démarche et quels avantages en retirer ?
ISO 27001 : en quoi consiste cette norme ?
ISO 27001 correspond a l’une des principales normes qui cadre l’établissement, la mise en œuvre, la mise à jour et l’optimisation des systèmes de management de la sécurité informatique.
Cette certification témoigne de la capacité à gérer les risques liés à la sécurité des données de manière conforme aux bonnes pratiques définies par cette norme. Elle permet de démontrer l’engagement et la capacité de l’entreprise à gérer les données et informations de manière sûre et sécurisée.
Pourquoi ICD international a fait le choix de cette certification ?
Positionnée comme future PDP (plateforme de dématérialisation partenaire) afin d’accompagner les entreprises dans leur transition vers la facture électronique obligatoire, ICD International devait obtenir cette certification pour déposer son dossier d’immatriculation auprès de la DGFIP.
Outre ce prérequis, le fort développement de la cybercriminalité, du vol ou des fuites de données confidentielles nous a amené à repenser nos processus et nos technologies pour renforcer nos pratiques et les appliquer à nos solutions pour limiter et les renforcer encore plus.
Depuis 30 ans, notre métier consiste à mettre en œuvre des échanges de flux de données entre entreprises. Cette certification permet de démontrer que la sécurité de ces flux et la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des données sont assurées.
Elle atteste de notre engagement envers la sécurité des systèmes d’information et renforce notre position en tant que partenaire de confiance.
L’obtention de cette certification est le fruit d’un effort collectif au sein d’ICD International pour toujours offrir à nos clients des services de la plus haute qualité tout en garantissant la confidentialité et la sécurité de leurs données.
La Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) joue un rôle majeur dans les prochaines obligations concernant la facture électronique. A partir du 1er septembre 2026, la facture électronique va progressivement devenir obligatoire pour toutes les entreprises.
Cette réforme impose aux entreprises assujetties à la TVA, un nouveau processus de facturation qui nécessite de transmettre les informations liées à la transaction sous des formats imposés, à l’administration fiscale via un Portail Public de Facturation (PPF).
Le PPF ne proposera qu’un socle limité de services et de formats d’échange. Afin d’offrir plus de souplesse et de possibilités aux entreprises, le législateur a intégré au schéma de facturation un nouvel acteur : les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP).
Qu’est-ce qu’une PDP ?
Une Plateforme de Dématérialisation Partenaire est une solution de dématérialisation des factures certifiées par l’État. Elles auront pour rôle de traiter la réception et les émissions de factures électroniques. En tant qu’intermédiaires, elles assureront la bonne transmission des données entre les différents acteurs : les clients, les fournisseurs et l’administration fiscale.
Les PDP permettront de simplifier au maximum les processus de traitement et d’échange de factures tout en respectant les contraintes légales. Elles vont également offrir à leurs clients une vision globale des statuts de traitement et auront pour rôle de faciliter la transmission des e-reporting. Contrairement au PPF, les PDP ont la possibilité de traiter des formats d’échanges différents, afin d’offrir une solution optimale, notamment pour les entreprises ayant déjà recours à des solutions de factures électroniques.
En effet, la PDP propose une réponse souple et complète aux obligations liées à la généralisation de la facture électronique en convertissant les documents au format électronique adapté, en assurant la transmission et le contrôle des informations à l’administration fiscale pour les déclarations de TVA et en garantissant l’intégrité des données de facturation lors des échanges, mais aussi au moment du stockage de ces informations. Certaines PDP offriront également aux entreprises des services complémentaires afin d’optimiser leur processus de facturation et leur pilotage.
En résumé, les PDP ont pour rôle principal de transmettre les données, mais leur mission est beaucoup plus vaste :
– Gestion des statuts de traitement des factures électroniques,
– Transmission à l’annuaire Public (PPF) des données à jours des entreprises,
– Extraire et transmettre les données de facturation,
– Garantir l’intégrité des informations,
– Fournir l’assurance d’un stockage sécurisé,
– Effectuer les contrôles mentionnés par la réforme,
– Permettre l’interopérabilité des informations.
Tiers de confiance, les PDP devront être immatriculées par la DGFIP (Direction Générale des Finances Publiques) pour une durée de 3 ans renouvelable. Pour cela, les sociétés souhaitant être PDP doivent répondre à un certain nombre de critères et d’obligations fiscales et techniques.
Comment bien choisir sa PDP ?
La gestion de la facture électronique des entreprises représente une étape essentielle dans le processus d’achat. Pour qu’acheteurs et fournisseurs puissent basculer vers l’usage de la facture électronique, les solutions doivent être adaptées et en mesure de préparer et de traiter la facture électronique dans tous ses aspects : émission, réception, traitement, échange; elles doivent également être compatibles, ergonomiques et sécurisées.
Pour les DAF, le choix va donc s’orienter sur les PDP qui auront par leur statut, une garantie d’un service adapté, proposant des fonctionnalités avancées concernant le traitement de facture électronique, la communication entre les différents acteurs et les échanges de données.
Toutefois, les acteurs sont totalement libres de choisir la plateforme qui sera adaptée à leurs besoins. Voici quelques critères qui vous permettront de choisir au mieux votre prestataire.
Critère #1: la fiabilité de la plateforme de dématérialisation
Les garanties techniques présentées par la plateforme constituent un critère essentiel à examiner au moment du choix. La sécurisation des échanges de données est évidemment un enjeu essentiel. Même si au moment de l’immatriculation, la DGFIP réalisera un premier filtre, vérifiez que vos exigences techniques et de sécurisation des échanges sont bien compatibles avec celles de la PDP que vous choisirez.
Critère #2 : le prix
Contrairement aux services gratuits du portail public de facturation (PPF) de l’État, les PDP seront libres de fixer leurs tarifs en fonction des services qu’elles proposeront. Les business model pourront également différer d’une PDP à l’autre.
Prenez le temps de les comparer et de les évaluer en gardant en tête les possibilités d’évolutions qu’elles offrent et ce que vous coûterait l’extension de vos besoins.
Critère #3 : les fonctionnalités additionnelles
En complément des prestations de transmission des données, les PDP pourront proposer de multiples services et fonctionnalités pour accompagner leurs clients dans l’optimisation, l’automatisation et le pilotage de leur processus de facturation. Envisagez dès aujourd’hui le processus de facturation dématérialisé cible pour votre entreprise vous permettra d’évaluer la richesse de l’offre de votre PDP et de sa capacité à accompagner votre processus de dématérialisation de la facturation.
Critère #4 : la compréhension métier de votre PDP
Outre les critères de couverture fonctionnelle et de fiabilité technique, la capacité du prestataire à vous accompagner, vous aider à définir les processus cibles, prioriser les chantiers de dématérialisation, accompagner vos équipes dans la prise en main de la solution et l’adoption des processus sont autant de clés de succès de votre projet dématérialisation des factures.
Nouveaux acteurs issus du dispositif de traitement des factures souhaités par l’État, les PDP vont jouer un rôle majeur dans le déploiement de la facture électronique obligatoire. Immatriculée par la DGFIP, elles devront répondre à des contraintes de sécurité, de maîtrise de format d’échanges de données précises qui en font naturellement des alliés clés pour les entreprises.
Même si aucun prestataire ne peut aujourd’hui s’affirmer PDP, les immatriculations n’ayant pas encore été menées. ICD International est candidate et se positionne comme future PDP.
Experts EDI depuis plus de 30 ans et impliqué auprès de la FNFE et de la DGFIP pour mener à leurs côtés les réflexions de mise en œuvre de Chorus Pro puis de cette nouvelle réglementation, ICD International maîtrise parfaitement les problématiques métiers liées à la dématérialisation des factures.
Avec cette plateforme de dématérialisation, nous ambitionnons non seulement d’accompagner le déploiement de la facture électronique d’entreprise de toutes tailles, mais également de les aider à automatiser, piloter, et optimiser leurs processus de facturation.
Les articles 153 et 195 de la Loi de Finances 2020 vont contraindre toutes les sociétés françaises assujettis à la TVA à envoyer et recevoir leurs factures de façon électronique à partir du 1er juillet 2024.
Cette réforme d’ampleur nationale modifiera les process internes de l’ensemble des assujettis dans l’optique d’une digitalisation des pratiques.
La France comme plus de 48 pays dans le monde amorce cette transformation numérique en commençant par la généralisation de la facture électronique.
La mise en place de la généralisation de la facture électronique demande à chaque entreprise un changement et une évolution de ses processus de traitement des factures.
Pour vous aider à évaluer votre conformité avec ce nouveau cadre légal, voici 5 questions fondamentales.
1 – Votre SI dispose-t-il de toutes les données légales obligatoires ?
Jusqu’à aujourd’hui, lorsque vous dématérialisiez vos factures fiscalement, 16 données étaient obligatoires sur la facture. En 2024, plus de 28 données seront exigées par l’administration fiscale. Les nouvelles données demandées par la DGFIP devront être intégrées à chaque facture. Un delta de plus de 12 données qu’il va falloir extraire de vos outils de gestion ou récupérer de façon électronique.
Connaissez-vous ces mentions obligatoires ? Disposez-vous de ces informations ? Votre SI est-il en mesure de les intégrer aux factures au format électronique ?
2. Suis-je en capacité d’intégrer automatiquement les factures électroniques émises par mes fournisseurs ?
Par simplicité, beaucoup de factures sont envoyées par mail après avoir été scannées ou transformées au format PDF. Rappelons que la définition d’une facture électronique est une facture établie à partir d’un outil de gestion ou de facturation et émise via un des protocoles informatiques validés par la DGFIP (EDI, API, Portail étatique pour le B2G).
Toutes autres formes de création de factures émises par des protocoles autres que ceux permis par la DGFIP ne constituent pas une facture valide fiscalement.
3. Suis-je en capacité d’émettre automatiquement des factures au format électronique vers mes clients ?
Le seul fait de créer une facture depuis vos outils de gestion ou de facturation ne constitue pas une facture fiscalement intégrable pour l’Etat. Pour 2024, la plateforme étatique a défini 3 formats dans lesquels vous devrez envoyer vos factures à la plateforme publique qui sont CII, Factur-X et UBL.
Votre SI ou vos prestataires de dématérialisation offrent-t-il la possibilité de respecter l’un de ces formats ? Qu’est-ce que cela signifie de mettre en place l’un de ces formats dans votre organisation ?
4.Le processus de validation fiscale des factures est-il fiable et conforme ?
Les factures envoyées au format électronique devront être sécurisées. L’article 289 V du CGI indique qu’une facture dématérialisée fiscalement doit être sécurisée par :
piste d’audit,
signature du PDF, ou
EDI fiscal.
Ceci afin de garantir l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de la pièce. Vos pratiques actuelles répondent-elle à l’une de ces trois voies de sécurisation ?
5.Mon système de gestion est-il en capacité de gérer le cycle de vie de mes factures ?
Le processus de suivi du cycle de vie des factures et gestion des éventuels litiges deviendra automatique grâce à la réception de statuts électroniques de la plateforme publique.
Ces statuts obligatoires sont au nombre de 4 (facture rejetée, refusée, déposée et encaissée). La DGFIP permet néanmoins la mise en place de 10 statuts supplémentaires qui sont soit recommandés soit libres. Il sera essentiel de pouvoir intégrer et traiter l’ensemble des statuts qui vous seront envoyés pour fluidifier le traitement et le règlement des factures reçues.
Un audit pour vous préparer plus sereinement ?
Si au moins la réponse à l’une de ces 5 questions restent floues, un audit peut vous aider à préparer sereinement la transition vers la facture électronique obligatoire.
On édite chaque année en France environ 2,5 milliards de factures, dont 3% seulement au format électronique.
2024 impose de basculer sur 100% de factures électroniques ce qui engage bon nombre de sociétés à franchir le cap de la dématérialisation.
Faire évoluer vos modes de fonctionnement pour se mettre en conformité aux exigences de l’administration fiscale demandera à la fois des mises à jour techniques de vos outils de gestion, de vos outils SI ainsi qu’une réorganisation des services métier.
Pour réussir cette transition, la première étape incontournable consiste à connaître et maîtriser parfaitement les processus internes et le fonctionnement exact des flux de facturation de votre société.
Pour cela, il est nécessaire d’effectuer une analyse en collaboration avec les services impactés pour engager une transformation progressive et adaptée de vos processus de facturation.
En tant qu’expert de la dématérialisation des documents depuis plus de 30 ans, nous pouvons vous accompagner dans cette conduite du changement par un audit qui stabilisera les process actuels afin de les faire évoluer de façon progressive et aborder cette réforme sereinement.
