Comment organiser son projet de dématérialisation ?
Organiser son projet de digitalisation
Dans le contexte actuel, la digitalisation et l’automatisation des processus se positionnent comme des piliers essentiels pour les entreprises et les collectivités. Ces démarches, qu’elles visent à mettre en conformité les processus documentaires tels que la facturation électronique et l’e-consentement, à optimiser l’efficacité opérationnelle ou à fidéliser clients et fournisseurs, requièrent une planification et une réflexion minutieuse. L’importance de définir des objectifs clairs, d’engager toutes les parties prenantes et de naviguer habilement à travers les complexités des systèmes informatiques est primordiale.
La réussite de ces projets de transformation digitale repose sur une vision holistique, englobant diverses fonctions de l’entreprise, qu’il s’agisse de l’informatique, des équipes comptables, RH, du DPO ou même du service juridique.
Étapes clés de la transformation digitale
1. Identifier et prioriser ses besoins :
La première marche vers une transition numérique réussie est la clarté du besoin. Quel que soit le projet et ses ambitions, le déploiement d’un processus de dématérialisation commence invariablement par une phase de définition précise du besoin. Il s’agit d’avoir une vision globale du projet. Est-ce qu’il ne concerne qu’un seul processus pour des raisons réglementaires ou est-ce un axe stratégique fort de transformation de l’entreprise ? Cette première étape consiste à comprendre les pratiques internes, cartographier les processus et les flux et mesurer le volume de tâches et de documents traités.
2. Analyse du marché des solutions :
Avant de se tourner vers des solutions externes, une évaluation approfondie des outils et systèmes existants est impérative. Cette démarche permet de déterminer si une adaptation ou une intégration des outils actuels est possible dans le cadre du projet de dématérialisation. Lors de cette phase, il s’agira d’évaluer notamment 3 critères essentiels :
- la capacité des solutions à couvrir l’intégralité du processus avec une approche “métier”,
- les possibilités d’interconnexion des solutions pour écarter les ressaisies, sources de nombreuses erreurs,
- la dimension sécuritaire de la solution (traitement des données, gestion des accès et des droits…).
3. Déploiement et paramétrage :
La sélection des outils n’est que le début. Il est crucial de définir des spécifications fonctionnelles détaillées, de choisir une stratégie de déploiement et planifier rigoureusement l’enchaînement des actions, la définition des rôles. Cette étape est aussi l’occasion de conduire des tests pour valider que la solution et l’approche projet répondent aux besoins de l’organisation et qu’elle est capable de supporter la charge de données et de flux attendus.
4. Communication et formation :
La communication joue un rôle central tout au long du projet et sur la conduite du changement. Informer et expliquer régulièrement les changements et les évolutions à venir permet de rassurer et embarquer les équipes. En complément, la formation aux outils et nouveaux processus permettra d’ancrer les nouvelles pratiques et assurer une transition en douceur pour faire des utilisateurs les ambassadeurs de cette transformation. Enfin, la mise en place d’indicateurs de progression permet de suivre l’adoption des solutions et de prolonger l’accompagnement si nécessaire.
La mise en œuvre d’un projet de dématérialisation est bien plus qu’une simple adoption de technologies ; c’est une refonte stratégique qui touche à tous les aspects de l’organisation et de ses processus. En suivant une feuille de route claire et en mettant l’accent sur la communication, les entreprises peuvent non seulement réussir leur transition numérique, mais aussi tirer le meilleur parti des avantages qu’elle offre. La technologie n’est qu’un outil. C’est la manière dont elle est utilisée, intégrée et adoptée qui déterminera le succès du projet. En fin de compte, une transformation digitale réussie est celle qui place les besoins de l’entreprise et de ses employés au cœur de chaque décision, tout en anticipant les défis futurs.
Nous vous accompagnons pour auditer votre projet de dématérialisation.
