Nov 14, 2022 | Actualités
Les premiers Cas d’Or de la Dématérialisation se sont tenus le 8 novembre dernier. Devant le mouvement de fond que représente la dématérialisation dans toutes les entreprises, les Cas d’Or du Digital ont développé une nouvelle catégorie visant à présenter des cas d’usage représentatifs sur les besoins de démat’ au sein des entreprises et des enjeux associés.
Les meilleurs dispositifs en dématérialisation
Le palmarès de l’édition 2022 a été constitué par un jury composé de 14 décideurs particulièrement investis dans la dématérialisation et la digitalisation des processus de leur organisation.
Parmi les 13 prix décernés ce soir-là, ICD International en a remporté 4, dont le prix de l’Innovation et de la relation Fournisseurs avec le cas Leroy Merlin.
La solution de dématérialisation des Mandats Publicitaires développée pour EdiPub ainsi que le projet de Migration EDI mené pour Universal Music ont également été récompensés par un Cas d’Or.
Rendez-vous est pris pour 2023.
La prochaine édition des Cas d’Or se tiendra en novembre 2023. Il est fort à parier que parmi les dossiers soumis au jury, beaucoup traiteront de la dématérialisation de la facture et de la transition vers la facture électronique obligatoire qui assurément sera un enjeu central pour toutes les entreprises dans les mois à venir.
ICD International répondra présent pour proposer une solution innovante, conforme aux obligations réglementaires et adaptée au contexte de l’entreprise, qui, nous l’espérons, sera récompensée par un Cas d’Or 2023.
Nov 14, 2022 | Dématérialisation des factures
Le 7 octobre dernier le décret 2022-1299 et son arrêté, relatif à la généralisation de la facture électronique étaient publiés au journal officiel.
Il fixe les modalités de mise en oeuvre des obligations d’émission et de réception des factures électroniques, de transmission des données de facturation à la DGFIP et du paiement.
Même si les nombreux ateliers organisés par la DGFIP et les différents supports de spécifications techniques en émanants avaient déjà largement décrits les conditions d’application de la réforme, la publication du décret les gravent dans le marbre.
Il apporte également un certain nombre de précisions ou d’ajustements à retenir :
1 – Les mentions obligatoires :
Le décret annonce 4 nouvelles mentions obligatoires qui devront accompagner la facture :
- N° de Siren du client
- la catégorie de vente (vente de bien, de service ou mixte)
- l’option de TVA au débit
- l’adresse de livraison si elle est différente de l’adresse de l’acheteur.
Ces modifications s’appliqueront selon le même calendrier que l’entrée dans la réforme et concernera toutes les factures.
2 – Le très large périmètre d’actions des PDP
Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) auront un champ d’actions élargit et très complet. Ainsi elle pourront intervenir pour :
- Emettre, transmettre et réceptionner la facture sous une forme électronique du fournisseur au client
- Extraire les données utiles des factures électroniques pour les transmettre à l’administration fiscale via le Portail Public de Facturation (PPF)
- Réceptionner les données de transaction demandées dans le cadre du e-reporting et les transmettre au PPF
- Recueillir les données de paiement des prestations de service.
- Contrôler la qualité des données de facturation, de transaction et de paiment
- Assurer le correct adressage des factures grâce aux informations de l’annuaire
- Assurer la conformité des factures aux régles fiscales
- Gérer et transmettre les statuts de traitement des factures
- Conserver l’historique de leurs actions et des flux traités
2.1 des exigences de sécurité fortes
Les PDP devront en parallèle répondre à un cahier des charges strict notamment sur les questions de sécurité. Elles devront notamment être certifiées ISO27001 dès leur demande d’immatriculation et garantir qu’aucune donnée ne pourra être transférée en dehors de l’UE. Les accès users des PDP devront également répondre à des exigences de sécurité forte (identification à double facteurs, identité numérique professionnelle…)
2.2 des exigences d’interopérabilité
Les PDP auront l’obligation d’être inter-opérées avec le Portail Public de Facturation et au moins une autre PDP, mais également avec l’ensemble des destinataires de ses clients.
Cela revient en réalité à attendre des futures PDP qu’elles disposent d’une solution d’inter-opérabilité totale sauf pour quelques cas très particuliers. (PDP qui ne cibleraient qu’une communauté restreinte de fournisseurs et clients)
2.3 le rôle d’alimentation et de maintien de l’annuaire.
Les PDP auront également la responsabilité d’enregistrer les entités déclarées et leur représentant ; et elles seront garantes de la réalité de ces informations.
3 – les formats des factures sont confirmés
Le décret confirme que les formats UBL, XML CII et format mixte PDF A/3 + données minimum requises ou plus sous XML CII sont bien ceux qui devront être utilisés à compter du 1er juillet 2024. Cela confirme donc Factur-x, même si certaines précisions manquent encore sur le format de la version lisible de la facture qui doit accompagnée le format structuré.
La parution de ce décret entérine beaucoup de modalités et de paramètres de la mise en oeuvre de la généralisation de la facture électronique.
Il reste évidemment quelques détails à affiner qui devraient être traités dans les prochaines spécifications techniques et le Bofip qui devraient paraître d’ici la fin de l’année.
Toutefois, la réforme et sa mise en application sont aujourd’hui suffisamment précises pour que le travail de mise en conformité et d’optimisation des processus financiers et comptables soit enclenché.
Pour vous accompagner dans ce projet qui engage l’entreprise dans des modifications assez profondes de ses pratiques financières, comptables et fiscales, nous avons conçu une offre de conseil spécifique pour vous aider à définir votre projet et engager votre transition sereinement et en en tirant le meilleur parti.
Juin 30, 2022 | Dématérialisation des documents
A l’heure où le processus de dématérialisation des échanges et des transactions entre entreprises s’intensifie. Les questions de sécurisation et de fiabilisation des échanges et des flux de documents sont centrales. La Blockchain apporte des réponses fortes en se positionnant comme une source unique d’informations fiables entre les partenaires BtoB.
Pour mieux comprendre cette technologie, son fonctionnement, et son utilisation notamment dans une stratégie de dématérialisation, nous avons interrogé Mohamed Amine Legheraba, Expert technique blockchain, cryptoactifs & web3 chez Deloitte.
Qu’est-ce que la Blockchain ?
« La Blockchain est une technologie développée depuis 2008, spécialisée dans le stockage et la transmission d’information. Chaque blockchain correspond à un registre, une grande base de données qui peut être partagée avec l’ensemble de ses utilisateurs. Chaque utilisateur a accès à ces données, et peut y inscrire de nouvelles informations, selon les règles fixées par un protocole informatique très sécurisé.
Les informations sont stockés dans la blockchain sans aucun intermédiaire. Chaque modification effectuée par un utilisateur est donc visible par l’ensemble des utilisateurs en temps réel. Cela garantit une source unique et fiable des données. »
Comment fonctionne la blockchain ?
« La blockchain est une base de données distribuée, qui va conserver l’historique des transactions entre les utilisateurs depuis sa création. Chaque ordinateur héberge une copie de la base de données. Chaque utilisateur possède une clé cryptographique qui l’identifie sur le réseau, ainsi on peut savoir qui a inscrit chaque nouvelle information.
Lorsqu’une transaction est faite, celle-ci va être transmise à l’ensemble du réseau jusqu’à atteindre l’ordinateur d’un participant validateur qu’on appelle un « mineur ». Celui-ci va vérifier si la transaction est valide ou non. Si oui, elle est incluse (ainsi que les autres transactions en attente) dans la base de données sous forme de bloc de données (c’est le « block » dans « blockchain »). Une fois qu’un bloc est ajouté dans la blockchain, cela signifie que la transaction est irrévocable et infalsifiable.
Contrairement à une transaction « classique », la donnée ne circule pas par un tiers de confiance, comme une institution ou une banque, mais via un réseau pair-à-pair. »
Quels avantages ont les entreprises à utiliser la blockchain ?
Pour une entreprise, l’utilisation de la Blockchain est un excellent moteur d’efficience opérationnelle, de fiabilité et de fluidité des échanges au sein de son l’écosystème.
Concrètement, et quel que soit son domaine d’application ou le secteur d’activité, l’usage de la blockchain permet :
- d’accélérer les transactions, parce que exécuter une transaction ne prend que quelques minutes,
- de sécuriser et fiabiliser fortement les informations car elles sont validées par plusieurs nœuds validateurs qui surveillent le système et se contrôlent mutuellement,
- de gagner en efficacité tout au long de la supply chain car toutes les données échangées standardisées et harmonisées favorisant l’automatisation et l’optimisation des processus en réduisant les intermédiaires,
- la transparence et la traçabilité des échanges car tous les utilisateurs peuvent voir les transactions et leur historique. »
Comment la Blockchain est-elle utilisée aujourd’hui par les entreprises ?
« Aujourd’hui la Blockchain est majoritairement utilisée par le secteur financier. Historiquement, cette technologie a été conçue pour soutenir les échanges de crypto-monnaies comme le Bitcoin. En effet, ce sont des monnaies internationales et qui ne dépendent d’aucun organisme centralisateur. Elles permettent donc des échanges monétaires à peu de frais partout sur la planète, sans dépendre d’un tiers de confiance.
Mais depuis la blockchain a conquis d’autres secteurs et créé de nouvelles chaînes de valeur :
- dans le secteur financier pour valider plus rapidement des opérations bancaires
- dans le secteur des assurances pour automatiser certaines procédures de remboursement
- dans la logistique pour assurer la traçabilité des produits et des différentes interventions sur la supply chain
- dans le secteur pétrolier et gazier pour gérer les cycles de transaction, déterminer les prix et négocier les contrats. »
Pouvez-vous nous présenter des exemples d’application de la blockchain à la dématérialisation des documents ?
1 – Garantir l’authenticité de factures
Crée en 2020 par la Caisse des Dépôts, EDF, Engie et La Poste, la société Archipels a développé une plateforme de certification documentaire basée sur la Blockchain. Concrètement, elle va chercher le document d’origine chez l’émetteur et lui attribue un identifiant numérique unique, et l’inscrit dans la blockchain avec un horodatage.
Par exemple, Archipels authentifie les factures émises par EDF, ce qui permet d’éviter tout acte de falsification des documents.
2 – Certifier les documents officiels et à valeur probante à l’échelle européenne
À l’horizon 2030, les citoyens, les résidents et les entreprises de l’Union européenne qui le désirent pourront se prévaloir d’une identité numérique européenne grâce à un portefeuille numérique installé sur leur smartphone.
Les citoyens pourront alors accéder directement à ses documents d’identification officiels et faire valoir leur authenticité dans tous les États membres. Chaque document aura une empreinte unique sur la blockchain vérifiable par des applications.
Cette identité numérique sera aussi reconnue par les acteurs privés offrant des services en ligne (banque, location de véhicule, location d’appartement…).
La Blockchain ouvre une nouvelle ère technologique avec la promesse de pouvoir coopérer et se coordonner sans tiers de confiance. Cette promesse se concrétise par exemple dans le cas d’usage des NFT et des métaverses, car la blockchain garantie à l’utilisateur un contrôle sur ces biens et propriétés numériques. Pour ce qui est de la dématérialisation des documents et de la facture électronique, la blockchain peut compléter l’EDI pour garantir des transactions fluides entre les partenaires commerciaux, sur la base de documents fiables et vérifiés dont la valeur probante est garantie.
Oct 8, 2021 | Invoices digitalization, News
On September 15, 2021, the French Council of Ministers decided to push back the date to require electronic invoicing for all B2B transactions, granting companies an additional 18 months to prepare their transition towards invoice process digitalization.
New timeline for 2024 – 2026
July 1, 2024
- All companies required to accept electronic invoices
- All large companies required to send invoices in electronic format
January 1, 2025
January 1, 2026
- All SME / VSE companies required to send invoices in electronic format
As of this writing, only the roll-out deadlines have changed. All previously agreed functional considerations for the reform remain the same.
How to use the extra 18 months wisely
It seems highly likely that the decision to delay the reform was based on a general observation that companies were late in preparing for the transition towards digitalized invoicing.
Indeed, it is not a trivial task for a company to undertake such a project. Depending on the complexity of the invoice process and volume of invoices to handle, implementation may require impactful organizational changes and information system adaptations.
The 18 additional months give all companies an excellent opportunity to prepare themselves calmly and progressively.
In the short-term, we recommend to our clients that they perform a complete audit of their internal invoice processes, all invoice workflows, and their information system(s) to identify the changes they need to make to stay compliant.
Planning ahead for an easier transition
In addition to the functional evolution that needs to take place, changes to the company’s internal processes and business partner relations are also an important aspect of the project. They also probably take longer to achieve.
One thing is sure: the daily tasks for accounting teams will be changed when the new regulations come into effect. All invoice-related actions, from sending invoices to following up to posting, will be different starting in 2024. Until that time, it is important to work with teams to help them adopt new habits and integrate good practices.
At the same time, customers and suppliers are also concerned directly with the changes. Depending on the timeline you choose to follow, it will be important to deploy communication actions with business partners to inform them about the change to electronic invoices and collect the information needed to move forward with implementation.
New timeline for electronic invoice generalization: a welcome opportunity
At this point, it seems fair to say that the 18 extra months represent an excellent opportunity for companies to adapt smoothly to the new regulations rather than suffering through the process. By starting to take advantage of the extension now, companies will ensure an easier transition at all levels (technical, organizational, and commercial), and they will feel the expected benefits of the reform as soon as possible.
