Blockchain : une clé pour la sécurité, l’authenticité et la certification des documents

Blockchain : une clé pour la sécurité, l’authenticité et la certification des documents

Juin 30, 2022 | Dématérialisation des documents

A l’heure où le processus de dématérialisation des échanges et des transactions entre entreprises s’intensifie. Les questions de sécurisation et de fiabilisation des échanges et des flux de documents sont centrales. La Blockchain apporte des réponses fortes en se positionnant comme une source unique d’informations fiables entre les partenaires BtoB.

Pour mieux comprendre cette technologie, son fonctionnement, et son utilisation notamment dans une stratégie de dématérialisation, nous avons interrogé Mohamed Amine Legheraba, Expert technique blockchain, cryptoactifs & web3 chez Deloitte.

Qu’est-ce que la Blockchain ?

« La Blockchain est une technologie développée depuis 2008, spécialisée dans le stockage et la transmission d’information. Chaque blockchain correspond à un registre, une grande base de données qui peut être partagée avec l’ensemble de ses utilisateurs. Chaque utilisateur a accès à ces données, et peut y inscrire de nouvelles informations, selon les règles fixées par un protocole informatique très sécurisé.

Les informations sont stockés dans la blockchain sans aucun intermédiaire. Chaque modification effectuée par un utilisateur est donc visible par l’ensemble des utilisateurs en temps réel. Cela garantit une source unique et fiable des données. »

Comment fonctionne la blockchain ?

« La blockchain est une base de données distribuée, qui va conserver l’historique des transactions entre les utilisateurs depuis sa création. Chaque ordinateur héberge une copie de la base de données. Chaque utilisateur possède une clé cryptographique qui l’identifie sur le réseau, ainsi on peut savoir qui a inscrit chaque nouvelle information.

Lorsqu’une transaction est faite, celle-ci va être transmise à l’ensemble du réseau jusqu’à atteindre l’ordinateur d’un participant validateur qu’on appelle un « mineur ». Celui-ci va vérifier si la transaction est valide ou non. Si oui, elle est incluse (ainsi que les autres transactions en attente) dans la base de données sous forme de bloc de données (c’est le « block » dans « blockchain »). Une fois qu’un bloc est ajouté dans la blockchain, cela signifie que la transaction est irrévocable et infalsifiable.

Contrairement à une transaction « classique », la donnée ne circule pas par un tiers de confiance, comme une institution ou une banque, mais via un réseau pair-à-pair. »

Quels avantages ont les entreprises à utiliser la blockchain ?

Pour une entreprise, l’utilisation de la Blockchain est un excellent moteur d’efficience opérationnelle, de fiabilité et de fluidité des échanges au sein de son l’écosystème.

Concrètement, et quel que soit son domaine d’application ou le secteur d’activité, l’usage de la blockchain permet :

  • d’accélérer les transactions, parce que exécuter une transaction ne prend que quelques minutes,
  • de sécuriser et fiabiliser fortement les informations car elles sont validées par plusieurs nœuds validateurs qui surveillent le système et se contrôlent mutuellement,
  • de gagner en efficacité tout au long de la supply chain car toutes les données échangées standardisées et harmonisées favorisant l’automatisation et l’optimisation des processus en réduisant les intermédiaires,
  • la transparence et la traçabilité des échanges car tous les utilisateurs peuvent voir les transactions et leur historique. »

Comment la Blockchain est-elle utilisée aujourd’hui par les entreprises ?

« Aujourd’hui la Blockchain est majoritairement utilisée par le secteur financier. Historiquement, cette technologie a été conçue pour soutenir les échanges de crypto-monnaies comme le Bitcoin. En effet, ce sont des monnaies internationales et qui ne dépendent d’aucun organisme centralisateur. Elles permettent donc des échanges monétaires à peu de frais partout sur la planète, sans dépendre d’un tiers de confiance.

Mais depuis la blockchain a conquis d’autres secteurs et créé de nouvelles chaînes de valeur :

  • dans le secteur financier pour valider plus rapidement des opérations bancaires
  • dans le secteur des assurances pour automatiser certaines procédures de remboursement
  • dans la logistique pour assurer la traçabilité des produits et des différentes interventions sur la supply chain
  • dans le secteur pétrolier et gazier pour gérer les cycles de transaction, déterminer les prix et négocier les contrats. »

Pouvez-vous nous présenter des exemples d’application de la blockchain à la dématérialisation des documents ?

1 – Garantir l’authenticité de factures

Crée en 2020 par la Caisse des Dépôts, EDF, Engie et La Poste, la société Archipels a développé une plateforme de certification documentaire basée sur la Blockchain. Concrètement, elle va chercher le document d’origine chez l’émetteur et lui attribue un identifiant numérique unique, et l’inscrit dans la blockchain avec un horodatage.

Par exemple, Archipels authentifie les factures émises par EDF, ce qui permet d’éviter tout acte de falsification des documents.

2 – Certifier les documents officiels et à valeur probante à l’échelle européenne

À l’horizon 2030, les citoyens, les résidents et les entreprises de l’Union européenne qui le désirent pourront se prévaloir d’une identité numérique européenne grâce à un portefeuille numérique installé sur leur smartphone.
Les citoyens pourront alors accéder directement à ses documents d’identification officiels et faire valoir leur authenticité dans tous les États membres. Chaque document aura une empreinte unique sur la blockchain vérifiable par des applications.

Cette identité numérique sera aussi reconnue par les acteurs privés offrant des services en ligne (banque, location de véhicule, location d’appartement…).

La Blockchain ouvre une nouvelle ère technologique avec la promesse de pouvoir coopérer et se coordonner sans tiers de confiance. Cette promesse se concrétise par exemple dans le cas d’usage des NFT et des métaverses, car la blockchain garantie à l’utilisateur un contrôle sur ces biens et propriétés numériques. Pour ce qui est de la dématérialisation des documents et de la facture électronique, la blockchain peut compléter l’EDI pour garantir des transactions fluides entre les partenaires commerciaux, sur la base de documents fiables et vérifiés dont la valeur probante est garantie.

Generalized use of electronic invoices : new timeline targeting 2024

Generalized use of electronic invoices : new timeline targeting 2024

Oct 8, 2021 | Invoices digitalization, News

On September 15, 2021, the French Council of Ministers decided to push back the date to require electronic invoicing for all B2B transactions, granting companies an additional 18 months to prepare their transition towards invoice process digitalization.

New timeline for 2024 – 2026

 

July 1, 2024

  • All companies required to accept electronic invoices
  • All large companies required to send invoices in electronic format

 

January 1, 2025

 

January 1, 2026

  • All SME / VSE companies required to send invoices in electronic format

 

As of this writing, only the roll-out deadlines have changed. All previously agreed functional considerations for the reform remain the same.

How to use the extra 18 months wisely

 

It seems highly likely that the decision to delay the reform was based on a general observation that companies were late in preparing for the transition towards digitalized invoicing.

Indeed, it is not a trivial task for a company to undertake such a project. Depending on the complexity of the invoice process and volume of invoices to handle, implementation may require impactful organizational changes and information system adaptations.

The 18 additional months give all companies an excellent opportunity to prepare themselves calmly and progressively.

In the short-term, we recommend to our clients that they perform a complete audit of their internal invoice processes, all invoice workflows, and their information system(s) to identify the changes they need to make to stay compliant.

Planning ahead for an easier transition

 

In addition to the functional evolution that needs to take place, changes to the company’s internal processes and business partner relations are also an important aspect of the project. They also probably take longer to achieve.

One thing is sure: the daily tasks for accounting teams will be changed when the new regulations come into effect. All invoice-related actions, from sending invoices to following up to posting, will be different starting in 2024. Until that time, it is important to work with teams to help them adopt new habits and integrate good practices.

At the same time, customers and suppliers are also concerned directly with the changes. Depending on the timeline you choose to follow, it will be important to deploy communication actions with business partners to inform them about the change to electronic invoices and collect the information needed to move forward with implementation.

New timeline for electronic invoice generalization: a welcome opportunity

 

At this point, it seems fair to say that the 18 extra months represent an excellent opportunity for companies to adapt smoothly to the new regulations rather than suffering through the process. By starting to take advantage of the extension now, companies will ensure an easier transition at all levels (technical, organizational, and commercial), and they will feel the expected benefits of the reform as soon as possible.

Generalized use of electronic invoices : new timeline targeting 2024

Généralisation de la facture électronique : un nouveau calendrier pour 2024

Oct 8, 2021 | Actualités, Dématérialisation des factures

Ce 15 septembre, le conseil des ministres a fait le choix de repousser la date de mise en œuvre de la facture électronique obligatoire pour toutes les transactions B2B, octroyant 18 mois supplémentaires aux entreprises pour préparer leur transition vers la dématérialisation de leur processus de facturation.

Le nouveau calendrier – 2024 – 2026

1er juillet 2024 :

  • Obligation pour toutes les entreprises d’accepter des factures électroniques
  • Obligation pour toutes les Grandes Entreprises de facturer au format électronique

1er janvier 2025 :

  • Obligation pour les ETI de facturer au format électronique

1er janvier 2026 :

  • Obligation pour les PME / TPE de facture au format électronique

A l’heure actuelle, seules les échéances de déploiement ont été modifiées, les modalités de fonctionnement de cette réforme qui avait déjà été entérinées ne changent pas.

18 mois supplémentaires, comment les mettre à profit ?

 

Il est fort à parier que la décision de repousser cette réforme ait été provoquée par un constat assez général du retard pris par les entreprises dans la préparation de cette transition vers la facture dématérialisée.

En effet, mener un tel projet n’est pas anodin pour une entreprise, et selon la complexité du processus de facturation et du volume de factures à traiter, sa mise en œuvre peut exiger des modifications organisationnelles et des évolutions du SI impactantes.

Ces 18 mois supplémentaires offrent à toutes les entreprises une excellente opportunité de se préparer sereinement et progressivement.

À court terme, nous recommandons à nos clients de réaliser un audit complet de leurs processus internes de facturation, de tous leurs flux de facturation et du SI afin d’identifier les évolutions à engager pour se mettre en conformité.

Anticiper pour une transition plus simple.

Outre les modifications fonctionnelles qui seront à mettre en œuvre, l’évolution des processus internes et des relations avec les partenaires commerciaux de l’entreprise est un pan du projet incontournable. Probablement le plus long à réaliser.

En effet, le quotidien des équipes comptables sera nécessairement modifié par l’entrée en vigueur de cette réglementation. La transmission des factures, leur suivi, leur enregistrement sont autant d’actions qui vont être modifiées à partir de 2024. D’ici là, il sera nécessaire d’accompagner les équipes pour leur permettre d’adopter de nouvelles habitudes et d’intégrer les bonnes pratiques.

En parallèle, clients et fournisseurs sont tout autant concernés par ces évolutions. Selon le calendrier que vous choisirez d’adopter, il sera nécessaire de déployer une action de communication auprès des partenaires business pour les informer du passage à la facture électronique et récolter les informations nécessaires pour sa mise en œuvre.

Nouveau calendrier de généralisation de la facture électronique : une opportunité à saisir

En conclusion, ces 18 mois supplémentaires sont en réalité une excellente opportunité pour toutes les entreprises de ne pas subir ce changement de réglementation. En effet, en mettant à profit immédiatement ce délai supplémentaire, les entreprises s’assurent une transition plus simple à tous les niveaux (technique, organisationnel, commercial) et feront en sorte que les bénéfices attendus de cette réforme se fassent ressentir le plus rapidement possible.

La facture électronique obligatoire a été reportée. Découvrez plus de détails sur cet article.

Facture électronique : préparez-vous pour 2024

Facture électronique : préparez-vous pour 2024

Juin 11, 2021 | Dématérialisation des factures

Avec l’obligation pour les entreprises de mener leur transition numérique, la facture électronique joue un rôle moteur.  En effet, le traitement des factures est souvent l’un des premiers projets de dématérialisation dans lequel les entreprises s’engagent.

En quoi consiste une facture électronique ?

Une facture électronique n’est pas une simple facture qui a été envoyée en pièce jointe dans un email. Non, une facture électronique est une facture qui a été générée, envoyée et archivée sous un format numérique et dans le respect du cadre légal en vigueur.

La notion de facture électronique est aussi à distinguer de la dématérialisation des factures qui désigne l’automatisation du processus de facturation.

Toutefois, ces deux termes sont complémentaires puisque cette automatisation du traitement des factures s’appuie nécessairement sur des documents numériques, comme des factures électroniques. Ces documents peuvent présenter des formes de fichiers des formats différents (EDI, XML, PDF).

La dématérialisation des factures : deux approches à l’international

La dématérialisation des factures est un enjeu international à plusieurs titres. D’abord parce que chaque pays a déployé ou déploie un cadre législatif pour réguler l’usage de la facture électronique. Ensuite parce que les entreprises qui travaillent à l’international ont un intérêt fort à dématérialiser leur processus de traitement des factures clients et fournisseurs, à condition de respecter les contraintes réglementaires de chaque pays.

A l’échelle internationale, deux modèles régissent l’usage de la facture électronique :

  • Le modèle clearance qui impose une approbation préalable de l’état pour chaque facture avant qu’elle soit transmise à l’entreprise acheteuse.
  • Le modèle post-audit qui laisse les entreprises s’échanger librement les factures à conditions de pouvoir prouver l’intégrité, l’authenticité et la lisibilité de chaque facture sur une période donnée.

Facture électronique : quel est le cadre légal en France ?

Depuis 2010, l’état français met en place un certain nombre de mesures qui visent à inciter les entreprises à adopter la facture électronique.

La directive européenne 2010-45 CE encadre l’utilisation de la facture électronique en indiquant 3 voies reconnues par l’état :

1 – le PDF simple

Cette première voie impose la mise en place d’une piste d’audit fiable qui consiste à mettre en oeuvre des contrôles internes documentés et permanents du cheminement des opérations afin d’attester de l’origine de la facture, de garantir l’intégrité de son contenu et de la lisibilité de la facture émise ou reçue.

2 – Le PDF signé

Cette seconde possibilité impose l’utilisation d’une signature électronique créée grâce à une solution sécurisée qui appose un certificat qualifié.

3 – l’EDI fiscal

Cette 3eme voie s’appuie sur l’utilisation des technologies EDI (Échanges de Données Informatisées) qui correspondent aux normes fiscales.

D’autres dispositions sont venues compléter le cadre d’utilisation de la facture électronique.

facture électronique : les étapes

En 2014, l’ordonnance du 26 juin impose aux fournisseurs des collectivités et établissements publiques de recourir à la facture électronique à travers l’utilisation du portail dédié Chorus Pro.

En 2017, les textes réglementaires introduisent la notion de copie fiable qui libèrent les entreprises de l’archivage papier des factures. Ainsi, la numérisation d’une facture papier et son traitement puis son archivage électronique devient possible à condition que cette version électronique soit conforme à l’original, que son intégrité soit garantie par un certificat électronique et qu’une piste d’audit fiable soit constituée.

Pour bien appréhender les grands principes de la facture électronique, découvrez le replay de ce webinaire [webinaire facture « Vous avez dit « Piste d’Audit Fiable » ?]

2024 : La facture électronique obligatoire pour toutes les entreprises

La loi de finance 2020 marque une avancée majeure pour la généralisation de la facture électronique. En effet, l’article 153 instaure l’obligation de l’usage de la facture électronique pour toutes les entreprises assujetties à la TVA.

Cette mesure poursuit plusieurs objectifs qui seront bénéfiques autant pour l’état que pour les entreprises :

  • Renforcer la compétitivité des entreprises en réduisant le coût administratif de traitement des factures et en améliorant les délais de paiement
  • Lutter contre la fraude à la TVA grâce notamment à des recoupements automatisés

A compter de 2024 (anciennement 2023), l’usage de la facture électronique se généralise pour toutes les entreprises. La loi de finance 2020 impose aux organisations de toute taille d’être en mesure de recevoir des factures électroniques selon les modalités fixées par l’état.

Concrètement, le schéma de traitement des factures qui a été établi consiste à faire préalablement valider les factures émises par les entreprises par un intermédiaire tiers de confiance certifié qui va extraire et transmettre à l’état les données exigées par l’administration fiscale. C’est le modèle dit en Y

En complément, les entreprises devront accompagner les factures d’un e-reporting, fichier électronique qui regroupe des informations comptables supplémentaires obligatoires.

Découvrez plus en détail notre plateforme dans ce webinaire en replay

Facture électronique : la question de l’archivage

Qu’il s’agisse de factures émises ou reçues au format numérique ou de copies fiables, la question de l’archivage reste entière. En effet, le législateur impose un archivage des factures sur une durée de 10 ans qui doit permettre de préserver et de garantir les 3 obligations clés de la facture électronique :

  • L’authenticité
  • L’intégrité
  • La lisibilité.

Ces conditions pour disposer d’un archivage à valeur probante nécessite que les documents soient signés électroniquement et horodatés, que la technologie d’archivage ne soit pas réinscriptible et que les accès aux archives soient maîtrisés et tracés.

De manière générale, le respect de ces contraintes légales est incontournable pour justifier de la collecte ou déductibilité de la TVA et prévenir toute sanction de l’administration fiscale.

Factures électroniques : quels bénéfices ?

Outre le respect de la législation en vigueur, adopter la facture électronique offre de nombreux bénéfices.

  • Réduction des coûts

De nombreuses études montrent que le traitement numérique d’une facture offre des gains significatifs (jusqu’à 70%). En dématérialisant et en automatisant le processus de traitement des factures, on constate également des gains indirects liés à l’accélération du cycle de traitement, à la réduction des erreurs de saisie et des litiges qui sont sources de coûts pour l’entreprise (temps passé, délais de paiement, sanctions commerciales…)

  • Optimisation de la trésorerie de l’entreprise

En accélérant les temps de traitement des factures, les délais de paiements sont réduits et impactent significativement la trésorerie. La capacité à traiter plus rapidement les factures des fournisseurs permet d’obtenir de meilleures conditions commerciales. Côté client, l’adoption de la facture électronique permet de limiter les retards de règlement qui grèvent la trésorerie de l’entreprise.

  • Garantir la conformité réglementaire et fiscale

Les processus de facturation sont très encadrés par l’administration fiscale, et les obligations à venir imposent l’usage de la facture électronique en réception et en émission pour toutes les entreprises. Ces mesures visent notamment à lutter contre la fraude à la TVA et simplifier le respect des règles fiscales par les entreprises.

  • Fiabiliser et sécuriser les échanges

L’usage de la facture dématérialisée permet de sécuriser et fiabiliser le processus de bout en bout pour garantir la traçabilité des factures et de leur traitement. Que vous ayez opté pour l’EDI, la signature électronique ou la piste d’audit fiable, vous êtes facilement en mesure de justifier un flux financier, d’identifier l’activité commerciale à laquelle correspond une facture

  • Engager la transition numérique de l’entreprise

Projet commun à de nombreuses entreprises, la transformation numérique impacte tous les services des organisations. La mise en place de la facture électronique constitue souvent une première étape dans la transformation numérique parce que le processus est déjà bien huilé et documenté.

  • Engager une démarche RSE et éco-responsable

Bien ancrée dans les stratégies d’entreprise, la démarche RSE est également soutenue par la facture électronique. La dématérialisation des factures présente des bénéfices immédiats en réduisant de manière significative les besoins d’impression et donc la consommation d’encre et de papier.

  • Améliorer la productivité des équipes

L’usage de la facture électronique et l’automatisation de ses processus de gestion permet de réduire le volume de tâches chronophages et à faible valeur ajoutée. Non seulement l’efficacité globale de l’organisation est renforcée, mais en plus les équipes comptes peuvent se concentrer sur des activités plus pertinentes.

Quelles sont les solutions à mettre en œuvre pour la facture électronique ?

La mise en œuvre de la facture électronique dans le cadre de la nouvelle législation consiste à déployer les solutions nécessaires à l’application du schéma en Y imposé par l’administration fiscale

Toutefois, le dispositif assure de multiples circuits de facturation pour s’insérer dans les pratiques existantes et ne pas remettre en cause les équipements demeurants en entreprise :

  • Échanges entre deux entreprises transmettant directement par la plateforme publique ou un opérateur de dématérialisation non certifié
  • Échanges entre une entreprise qui transmet directement à la plateforme publique et une entreprise qui dématérialise via une plateforme privée certifiée
  • Échanges entre deux entreprises qui transmettent via des plateformes privées certifiées.

Les technologies utilisées restent les même que celles déjà exploitées par les solutions de dématérialisation préexistantes : EDI, API, portail web…

Comment mettre en place la facture électronique dans votre entreprise ?

La généralisation de la facture électronique est une opportunité pour les entreprises de s’engager dans la voie de la dématérialisation du traitement de ses factures clients et fournisseurs.

Toutefois, un tel projet ne s’improvise pas et engage l’entreprise dans sa globalité. La méthodologie développée et l’implication de la direction générale sont clés pour la réussite du projet.

Les étapes préalables pour engager un tel projet sont les suivantes :

  • Auditer le contexte financier et informatique
  • Définir les enjeux, le périmètre du projet et l’organisation cible
  • Définir les ressources et les acteurs du projet
  • Définir la stratégie de déploiement, le calendrier et les KPI

Une fois cette phase de stratégie bouclée, il s’agit de déployer et personnalisée la plateforme de dématérialisation. Cette étape doit également comprendre l’onboarding des clients et fournisseurs et assurer la bonne transmission des factures entre les différents acteurs.

L’étape suivante consiste à conduire le changement au sein de l’entreprise. C’est une pierre angulaire du projet qui permet à l’ensemble des équipes d’adopter la solution, de tester les processus et de les affiner avant la mise en production.

Enfin la production des tableaux de bords et des KPI’s permettant de piloter les flux de facturation offrent les outils nécessaires pour contrôler, anticiper et affiner le dispositif.

Expert de la dématérialisation depuis plus de 30 ans, ICD international propose une plateforme de dématérialisation des factures complète, évolutive et modulaire.