La réglementation autour de la facturation électronique est vaste et évolue en permanence. Les règles et exigences que les entreprises et leurs clients doivent respecter diffèrent d’un pays à l’autre. Voici quelques repères pour vous permettre d’y voir un peu plus claire et mieux comprendre les réglementations et modèles en vigueur, en France, en Europe et à l’international.
Clearance ou Post-Audit : la cohabitation de modèles différents
Depuis une directive publiée en 2001, l’Union Européenne rend possible la facturation électronique. En effet, le format électronique est accepté comme preuve TVA à condition de garantir l’intégrité, l’authenticité et la lisibilité de la facture tout au long de son cycle de vie, c’est à dire de son émission ou sa réception jusqu’au dernier jour de son archivage. Il s’agit du modèle Post-audit qui est en vigueur en Europe, donc, mais aussi aux Etats-Unis, en Australie, en Inde…
D’autres pays ont opté pour un modèle complètement différent basé sur une relation tri-partite entre le vendeur, l’acheteur et l’administration fiscale. L’approche clearance exige que le fournisseur obtienne pour chaque facture l’approbation préalable de l’état avant de l’envoyer à l’acheteur. Le modèle a été d’abord plébiscité par de nombreuses puissances émergentes (Mexique, Amériques du sud, la Russie, la Chine…). Puis, plus récemment, des pays d’Europe l’ont adopté comme l’Italie.
Outre l’application de l’un ou de l’autre modèle, le cadre légal qui règlemente la facture électronique peut différer d’un pays à l’autre et imposer des contraintes spécifiques (durée d’archivage, signatures électroniques, choix des technologies…)
6 critères clés pour définir votre stratégie de facturation électronique
Dans ce contexte, le déploiement de la facturation électronique dans une entreprise doit s’appuyer sur une stratégie de dématérialisation des factures clients et fournisseurs précise. Cette stratégie se définit sur la base de critères qu’il convient de prendre en compte pour assurer la conformité légale du processus mis en œuvre et également sa réussite opérationnelle.
1 – Où en est votre entreprise et quel est votre objectif ?
Il s’agit évidemment d’une question fondamentale. Selon le niveau de maturité de votre organisation et votre objectif, le projet, et donc la stratégie de dématérialisation, seront bien différents. S’agit-il de passer à la facture électronique en permettant d’échanger des factures PDF et d’automatiser autant que possible ce processus ou de dématérialiser le processus de facturation client et fournisseur et de l’intégrer à l’ensemble du processus financier et à l’ERP ?
L’approche du projet et les technologies à mettre en œuvre ne seront pas les mêmes selon les réponses que vous apporterez à ce premier point.
2 – Qui sont vos clients ?
Le profil de vos clients joue un rôle important dans les choix que votre entreprise fera en matière de facturation électronique.
Où sont situés vos clients, en France ? En Europe ? Partout dans le monde ? Surtout en Asie… L’implantation géographique de vos clients aura évidemment un impact sur votre stratégie puisqu’elle régit les contraintes légales et les exigences auxquelles vous devrez répondre. Travaillez également sur vos projections de croissance et les volumes de transaction par pays ou par client afin d’anticiper l’éventuelle prédominance d’un modèle de facturation ou l’émergence de contraintes supplémentaires à intégrer dans vos processus.
3 – Comment allez-vous garantir que vos factures sont authentiques et que les informations qu’elles contiennent sont exactes ?
Selon le Conseil International des Archives, l’authenticité d’un document se traduit par la persistance dans le temps de ses caractéristiques originales, à savoir le contexte, la structure et le contenu. En d’autres termes, c’est un document qui conserve sa fiabilité d’origine.
L’authenticité d’une facture peut être garantie soit par :
- l’utilisation de l’EDI,
- l’emploi de la signature électronique
- l’établissement d’une piste d’audit fiable.
4 – Comment garantirez-vous la conformité de la facture ?
Il s’agit pour ce 4ème point de démontrer que la facture correspond effectivement à des biens ou des services livrés ou réalisés. La facture peut donc être rapprochée d’un bon de commande ou d’un bon de livraison.
5 – Comment vous assurerez-vous que vos factures sont lisibles ?
Il s’agit de garantir que les factures électroniques sont lisibles tout au long du processus de facturation. Néanmoins, la multitude de formats possibles (EDI, CSV, PDF, papier…) accentue les risques de pertes de factures ou de dégradation de la qualité des données.
6 – Votre stratégie comprend-elle toutes les briques nécessaires au déploiement d’un processus de facturation dématérialisé ?
Il est évidemment important de porter une attention particulière à la complétude de la solution pour laquelle vous opterez. Pour autant, cela ne signifie pas que tout l’éventail de possibilité de votre solution sera nécessaire. Toutefois, se doter d’une solution est primordial. Celle-ci devra évoluer avec votre entreprise mais aussi s’adapter aux contraintes légales régissant la facture électronique.
Voici les composantes essentielles d’une solution de dématérialisation de factures :
- Service d’embarquement (On-Boarding)
- Interopérabilité
- Communication multi-canal
- Support et conversion de formats variés
- Tracking
- Analytique
- Archivage à valeur probatoire
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