Le partenariat avec GrandCarré, experts e-Facturation et Piste d’audit fiable, …

Le partenariat avec GrandCarré, experts e-Facturation et Piste d’audit fiable, …

Oct 14, 2019 | Dématérialisation des factures

La transformation numérique des processus Purchase to Pay et Order to Cash représente un enjeu majeur. Elle constitue un levier d’optimisation des modèles de fonctionnement, un levier de gains et de création de valeur, mais elle requière un parfait respect de la conformité des traitements.

Les organisations sont en attente de technologies de pointe leur permettant d’améliorer l’automatisation, le pilotage et la performance de leurs opérations, tout en veillant au respect des dispositions règlementaires et à la préservation de leurs intérêts.

Piste d’audit fiable et transformation digitale des processus de facturation

Comment correctement arbitrer les évolutions fonctionnelles et techniques inhérentes à la transformation numérique des processus P2P et O2C ? Comment veiller à la conformité des traitements et tirer parti des évolutions règlementaires ?

La libéralisation des modes de sécurisation et d’échanges des factures a pour corollaire la démonstration de l’existence au sein de l’entreprise d’une piste d’audit fiable garantissant le lien entre la facture reçue/émise et les opérations qui en sont à l’origine.

En vigueur depuis le 1er janvier 2013, ce dispositif législatif tient compte des pratiques d’échange et de conservation issues de l’évolution technologique, et obéit à deux principaux objectifs : lutter contre la fraude à la TVA et favoriser la facturation nativement électronique.

Dans la vraie vie, les entreprises sont confrontées à la nécessité de disposer d’une solution « multicanal » d’acquisition/émission et de traitement des factures d’achats et de ventes, correctement intégrée à leur système d’information, et respectant les contraintes de conservation et d’auditabilité des processus.

Intervenant tant au niveau stratégique qu’au niveau opérationnel en assistance à maîtrise d’ouvrage spécialisée, GrandCarré est née en août 2017 avec pour objectif d’accompagner les organisations dans cette mutation.

Le partenariat ICD International – GrandCarré

Ce partenariat permet d’apporter simultanément :

  • Le design de la solution multicanal cible, les solutions adéquates et leur intégration au SI compta-finances ;
  • La conformité réglementaire au regard de la piste d’audit fiable, sa définition et sa documentation.

Associé aux solutions ICD International de dématérialisation de factures, les entreprises peuvent, en fonction de leurs processus, arbitrer et disposer de leur solution globale cible en toute conformité, à savoir :

  • Traitement des factures papier avec piste d’audit fiable;
  • Recours à la copie numérique fiable en vue de la suppression des originaux papier ;
  • Acquisition/émission de factures électroniques par email, avec piste d’audit fiable ;
  • Factures électroniques sécurisées par une signature électronique qualifiée ;
  • Factures électroniques en mode EDI « fiscal »;
  • Archivage électronique à vocation probatoire ;
  • Design et rédaction de la Documentation relative à la piste d’audit fiable.

  « Notre partenariat avec ICD International permet d’apporter aux entreprises une vision complète de la transformation numérique de leurs processus P2P et O2C : solutions technologiques éprouvées, prise en compte des spécificités et enjeux propres à leur organisation, et respect des dispositions règlementaires », précise Christine FORET, Directrice conseil cofondatrice de GrandCarré.

« Ce partenariat vise à enrichir notre offre de services pour accompagner au mieux nos clients dans leur stratégie de dématérialisation en leur apportant l’expertise du cabinet Grand Carré en matière de respect des dispositions règlementaires. La piste d’audit fiable est une obligation légale pour toutes les entreprises avec des enjeux importants, il est donc indispensable d’être accompagné par des experts », précise Florence Naudin, Dirigeante associée d’ICD International.

 

Vous souhaitez en savoir plus sur le Piste d’audit fiable ?

Visionner le replay du Webinaire « Vous avez dit Piste d’Audit Fiable ? »

La facturation électronique à l’international : comment définir la bonne stratégie pour votre entreprise ?

La facturation électronique à l’international : comment définir la bonne stratégie pour votre entreprise ?

Août 29, 2019 | Dématérialisation des factures

La réglementation autour de la facturation électronique est vaste et évolue en permanence. Les règles et exigences que les entreprises et leurs clients doivent respecter diffèrent d’un pays à l’autre. Voici quelques repères pour vous permettre d’y voir un peu plus claire et mieux comprendre les réglementations et modèles en vigueur, en France, en Europe et à l’international.

Clearance ou Post-Audit : la cohabitation de modèles différents

Depuis une directive publiée en 2001, l’Union Européenne rend possible la facturation électronique. En effet, le format électronique est accepté comme preuve TVA à condition de garantir l’intégrité, l’authenticité et la lisibilité de la facture tout au long de son cycle de vie, c’est à dire de son émission ou sa réception jusqu’au dernier jour de son archivage. Il s’agit du modèle Post-audit qui est en vigueur en Europe, donc, mais aussi aux Etats-Unis, en Australie, en Inde…

D’autres pays ont opté pour un modèle complètement différent basé sur une relation tri-partite entre le vendeur, l’acheteur et l’administration fiscale. L’approche clearance exige que le fournisseur obtienne pour chaque facture l’approbation préalable de l’état avant de l’envoyer à l’acheteur. Le modèle a été d’abord plébiscité par de nombreuses puissances émergentes (Mexique, Amériques du sud, la Russie, la Chine…). Puis, plus récemment, des pays d’Europe l’ont adopté comme l’Italie.

Outre l’application de l’un ou de l’autre modèle, le cadre légal qui règlemente la facture électronique peut différer d’un pays à l’autre et imposer des contraintes spécifiques (durée d’archivage, signatures électroniques, choix des technologies…)

6 critères clés pour définir votre stratégie de facturation électronique

Dans ce contexte, le déploiement de la facturation électronique dans une entreprise doit s’appuyer sur une stratégie de dématérialisation des factures clients et fournisseurs précise. Cette stratégie se définit sur la base de critères qu’il convient de prendre en compte pour assurer la conformité légale du processus mis en œuvre et également sa réussite opérationnelle.

1 – Où en est votre entreprise et quel est votre objectif ?

Il s’agit évidemment d’une question fondamentale. Selon le niveau de maturité de votre organisation et votre objectif, le projet, et donc la stratégie de dématérialisation, seront bien différents.  S’agit-il de passer à la facture électronique en permettant d’échanger des factures PDF et d’automatiser autant que possible ce processus ou de dématérialiser le processus de facturation client et fournisseur et de l’intégrer à l’ensemble du processus financier et à l’ERP ?

L’approche du projet et les technologies à mettre en œuvre ne seront pas les mêmes selon les réponses que vous apporterez à ce premier point.

2 – Qui sont vos clients ?

Le profil de vos clients joue un rôle important dans les choix que votre entreprise fera en matière de facturation électronique.

Où sont situés vos clients, en France ? En Europe ? Partout dans le monde ? Surtout en Asie… L’implantation géographique de vos clients aura évidemment un impact sur votre stratégie puisqu’elle régit les contraintes légales et les exigences auxquelles vous devrez répondre. Travaillez également sur vos projections de croissance et les volumes de transaction par pays ou par client afin d’anticiper l’éventuelle prédominance d’un modèle de facturation ou l’émergence de contraintes supplémentaires à intégrer dans vos processus.

3 – Comment allez-vous garantir que vos factures sont authentiques et que les informations qu’elles contiennent sont exactes ?

Selon le Conseil International des Archives, l’authenticité d’un document se traduit par la persistance dans le temps de ses caractéristiques originales, à savoir le contexte, la structure et le contenu. En d’autres termes, c’est un document qui conserve sa fiabilité d’origine.

L’authenticité d’une facture peut être garantie soit par :

  • l’utilisation de l’EDI,
  • l’emploi de la signature électronique
  • l’établissement d’une piste d’audit fiable.

4 – Comment garantirez-vous la conformité de la facture ?

Il s’agit pour ce 4ème point de démontrer que la facture correspond effectivement à des biens ou des services livrés ou réalisés. La facture peut donc être rapprochée d’un bon de commande ou d’un bon de livraison.

5 – Comment vous assurerez-vous que vos factures sont lisibles ?

Il s’agit de garantir que les factures électroniques sont lisibles tout au long du processus de facturation. Néanmoins, la multitude de formats possibles (EDI, CSV, PDF, papier…) accentue les risques de pertes de factures ou de dégradation de la qualité des données.

6 – Votre stratégie comprend-elle toutes les briques nécessaires au déploiement d’un processus de facturation dématérialisé ?

Il est évidemment important de porter une attention particulière à la complétude de la solution pour laquelle vous opterez. Pour autant, cela ne signifie pas que tout l’éventail de possibilité de votre solution sera nécessaire. Toutefois, se doter d’une solution est primordial. Celle-ci devra évoluer avec votre entreprise mais aussi s’adapter aux contraintes légales régissant la facture électronique.

Voici les composantes essentielles d’une solution de dématérialisation de factures :

  • Service d’embarquement (On-Boarding)
  • Interopérabilité
  • Communication multi-canal
  • Support et conversion de formats variés
  • Tracking
  • Analytique
  • Archivage à valeur probatoire

Vous souhaitez approfondir la question de la facturation électronique à l’international et les éléments clés à connaître pour déployer une solution de dématérialisation des factures dans votre entreprise, participez à notre webinaire « Panorama de la facturation électronique »

How is artificial intelligence transforming the supply chain ?

How is artificial intelligence transforming the supply chain ?

Avr 17, 2019 | Just In Sequence, Vendor Managed Inventory

Supply Chain transformation is a key issue for many companies. The procurement process plays a critical role in the customer experience, cost control, and corporate agility with respect to market opportunities.

Companies seek speed, reliability, and traceability while taking their cost, lead-time, and inventory optimization requirements into account.

Supply chain managers therefore work hard to monitor the situation and avoid incidents and other factors that could interrupt the procurement process, from the most common incidents such as storms, late deliveries, and quality issues, to major incidents such as political turmoil, natural disasters, and suppliers’ financial instability.

It’s a challenging mission! Particularly when dealing with an international supply chain that involves a vast network of suppliers and distributors.

84% of surveyed supply chain managers explain that the lack of visibility regarding their supply chain is their main preoccupation.

Artificial intelligence transforming the supply chain: 3 key issues

In this article, we take a look at three key issues in the supply chain, and how using artificial intelligence helps companies optimize processes and achieve higher performance.

Artificial intelligence, a competitive advantage

Artificial intelligence is a highly promising technology for supply chain optimization. Artificial intelligence makes it possible to process and correlate high volumes of data, make it easier to understand that data, and anticipate the impact of external events.

By improving all the processes involved in supply chain management, artificial intelligence provides better visibility throughout the logistics chain, facilitates decision-making, and brings greater agility.

Taking action faster, with better control over incidents

Artificial intelligence enables the implementation of predictive approaches that can evaluate scenarios quickly and effectively minimize risks and disruptive events that may arise at any point along the logistics chain. Crisis situations can be handled faster, with handling reduced from several days to just a few minutes.

With AI, supply chain managers can work faster, identify key information, and achieve the visibility they need over the entire logistics chain in order to react quickly if an incident occurs, regardless of the incident type.

Using artificial intelligence makes it possible to analyze the operational and financial consequences of potential events. This powerful technology can correlate all relevant information about a client or supplier to rapidly obtain a 360° impact analysis. This enables supply chain managers to leverage a complete impact report and align their actions with business stakes and client expectations.

Knowledge and business experience

Artificial intelligence and machine learning offer business solutions specially designed for the supply chain. Supply chain management solutions integrate a repository of best business practices, perfecting their “knowledge” over time by learning how logistics problems are solved.

The solution therefore improves continually, making it possible to react to various events faster, with greater precision, and more efficiently when they arise.

Benefits of a well-designed supply chain

From accurate event analysis to operational cost reduction, AI enables companies to implement a smart supply chain that is more agile and more client centric.

Integrating artificial intelligence into business solutions brings greater understanding of internal and external events that can impact the supply chain.

By making it easier to steer, manage, and optimize the supply chain, artificial intelligence helps reallocate resources more effectively and improve the company’s overall performance.

Mentions légales

Mar 7, 2019 | Non classé

ICD International
17-19 Rue Jeanne Braconnier
92360 Meudon, France

Tél. : 01 80 96 17 30
Fax : 01 46 01 99 75
www.icdint.fr

ICD International est une SARL au capital de 88 288,00 €
RCS B 345 397 673 – Siret – 34539767300038 – APE : 6311Z

CONDITIONS D’UTILISATION

Le site accessible par l’url suivant : www.icdint.fr est exploité dans le respect de la législation française. L’utilisation de ce site est régie par les présentes conditions générales. En utilisant le site, vous reconnaissez avoir pris connaissance de ces conditions et les avoir acceptées. Celles-ci pourront être modifiés à tout moment et sans préavis par la société ICD International.

ICD International ne saurait être tenu pour responsable en aucune manière d’une mauvaise utilisation du service.

Tous les noms ou marques cités sont la propriété de leurs détenteurs respectifs. Le site et chacun des éléments qui le composent sont la propriété exclusive d’ICD International et il est protégé par les lois de la propriété intellectuelle.

Tout contenu téléchargé se fait aux risques et périls de l’utilisateur et sous sa seule responsabilité. En conséquence, ICD International ne saurait être tenu responsable d’un quelconque dommage subi par l’ordinateur de ‘utilisateur ou d’une quelconque perte de données consécutives au téléchargement.

LITIGES

Les présentes conditions sont régies par les lois françaises et toute contestation ou litiges qui pourraient naître de ‘interprétation ou de l’exécution de celles-ci seront de la compétence exclusive des tribunaux dont dépend le siège social de la société ICD International. La langue de référence, pour le règlement de contentieux éventuels, est le français.

PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE

Tout le contenu du présent site, incluant, de façon non limitative, les graphismes, images, textes, vidéos animations, sons, logos, gifs et icônes ainsi que leur mise en forme sont la propriété exclusive de la société ICD International à l’exception des marques, logos ou contenus appartenant à d’autres sociétés partenaires ou auteurs.

Toute reproduction, distribution, modification, adaptation, retransmission ou publication, même partielle, de ces différents éléments est strictement interdite sans l’accord exprès par écrit d’ICD International.

INFORMATIONS ET EXCLUSION

ICD International met en œuvre tous les moyens dont elle dispose, pour assurer une information fiable et une mise à jour fiable de son site internet. Toutefois, des erreurs ou omissions peuvent survenir. L’internaute devra donc s’assurer de l’exactitude des informations auprès d’ICD International, et signaler toutes modifications du site qu’il jugerait utile. ICD International n’est en aucun cas responsable de l’utilisation faite de ces informations, et de tout préjudice direct ou indirect pouvant en découler.

LIENS HYPERTEXTES

Le site internet ICD International peut offrir des liens vers d’autres sites internet ou d’autres ressources disponibles sur Internet.

ICD International ne dispose d’aucun moyen pour contrôler les sites en connexion avec ses sites internet. ICD International ne répond pas de la disponibilité de tels sites et sources externes, ni de la garantie. Elle ne peut être tenue pour responsable de tout dommage, de quelque nature que ce soit, résultant du contenu de ces sites ou sources externes, et notamment des informations, produits ou services qu’ils proposent, ou de tout usage qui peut être fait de ces éléments. Les risques liés à cette utilisation incombent pleinement à l’internaute, qui doit se conformer à leurs conditions d’utilisation.

Les utilisateurs, les abonnés et les visiteurs du site internet ne peuvent mettre en place un hyperlien en direction de ce site sans l'autorisation expresse et préalable d’ICD International.

4 questions clés pour réussir son projet Chorus Pro

4 questions clés pour réussir son projet Chorus Pro

Fév 12, 2019 | Dématérialisation des factures

Pour comprendre les tenants et les aboutissants du projet Chorus Pro, rien de mieux de se référer à l’ AIFE (Agence pour l’Information Financière de l’État) qui nous parle de leur dispositif.

Depuis le 1er Janvier 2012, l’État est dans l’obligation de recevoir toutes les factures de ses fournisseurs par voie électronique. C’est pourquoi il a mis en place le portail Chorus Factures.

Depuis le 1er Janvier 2017, toute structure publique (État, collectivité locale, établissement publique national) est, à son tour, dans l’obligation d’émettre et de réceptionner toutes factures par voie électronique. L’AIFE a développé une solution mutualisée : Chorus Pro, point d’entrée unique et gratuit, permettant de répondre à ces besoins.

Dès juillet 2016, Chorus Pro a permis de sécuriser la mise en œuvre de l’obligation pour tous les acteurs, à l’échéance 2017. Il prend en compte la diversité organisationnelle des entités publiques.

Les émetteurs de factures dématérialisées à destination de l’État, des collectivités locales et de leurs établissements publics respectifs, suivront le calendrier progressif obligatoire suivant :

  • 2017: Grandes entreprises et personnes publiques
  • 2018:Entreprises de taille intermédiaire
  • 2019:Petites et Moyennes Entreprises
  • 2020:Micro-entreprises

Si vous êtes dans un de ces cas de figure, CHORUS Pro va devenir une de vos préoccupations premières .

À ce sujet pour bien aborder votre projet il y a quelques questions primordiales que vous devez vous poser .

Dans les paragraphes ci-dessous nous allons répondre aux interrogations que vous devez avoir afin d’aborder au mieux et de façon simple le passage à CHORUS Pro .

Quelle que soit votre taille ou votre activité, les questions ci-dessous vous concernent :

1 – Comprendre le fonctionnement de CHORUS Pro

En fait CHORUS Pro n’est pas QUI ! Mais QUOI .

CHORUS Pro est le système que l’État a mis en place pour échanger avec vous l’ensemble des documents commerciaux. Aujourd’hui cela ne concerne que la facture. Cette simplification du traitement des factures permettra de réduire les coûts liés à la facture. On parle de dématérialisation des factures.

La dématérialisation des factures est un vecteur de gains mutuels, tant pour l’État que pour ses fournisseurs. Elle permet la réduction des coûts pour l’entreprise (impression et envoi postal) et la suppression des manipulations de documents papiers. Elle induit aussi la diminution des temps de traitement, donc des délais de paiement, et la garantie de remise des factures à l’État. Le portail « Chorus factures » permet par ailleurs aux fournisseurs de l’État de suivre l’avancement du traitement de leurs factures, à tout moment et gratuitement.

Avant de vous lancer dans votre projet, il est nécessaire de comprendre d’une part le fonctionnement de la plateforme CHORUS Pro et d’autre part de choisir son mode d’accès. Pensez à vous interroger sur :

  • les différents modes d’accès et leurs fonctionnalités ;
  • les prérequis techniques à maîtriser ;
  • le vocabulaire spécifique utilisé dans le cadre de la solution.

Cette phase est primordiale, puisqu’elle conditionnera votre compréhension de la plateforme et vous aidera à déterminer quel mode de dépôt choisir.

2. Quel format de dépôt des factures dois-je utiliser ?

Ce choix est déjà défini sans que vous le sachiez car il dépend de critères qui constitue votre société :

  • Volume de factures
  • Nombre de vos clients et fournisseurs
  • Taille de votre société

Ces trois principaux critères vont vous préciser quel mode théorique de dépôt vous devez choisir . Ensuite vient s’ajouter les capacités et les ressources humaines que vous pouvez allouer à cette nouvelle tâche. Ces autres paramètres vous amèneront à choisir entre les modes suivants :

  • SAISIE SUR LE PORTAIL : Ce mode a pour avantage de ne pas avoir de développement interne à effectuer. Donc vous n’avez pas de modification à faire sur votre organisation ou sur votre système d’informations. Par contre, chaque facture devra être rentrer manuellement. Ce mode reste efficace pour les fournisseurs de l’État qui ont un petit volume de facture annuel, soit moins de 100 factures par an.
  • DÉPOSÉ LA FACTURE SUR LE PORTAIL EN FORMAT PDF : Ce mode permet d’avoir un minima de développement tant à la transformation PDF des factures uniquement qui seront déposées assez facilement sur le PORTAIL en accès GRATUIT. Il convient notamment aux sociétés ayant entre 101 et 10000 factures par an.
  • ÉCHANGÉ DE DONNÉES INFORMATIQUE (EDI)  : Ce mode va s’adresser aux plus gros volumes, soit au-dessus de 1000 factures à l’année. C’est pourquoi les entreprises dans ce cas de figure devront s’équiper d’une solution EDI. En effet, les autres modes ne pourront pas supporter une telle quantité de factures. Par ailleurs, vous risquez de passer des heures vois des journées entières à faire de la saisie de facture ou l’envoi de PDF sur le portail. Votre système d’information sera donc connecté automatiquement à celui de l’AIFE, ce qui rendra transparent les envois de factures, et le traitement sera sécurisé et rapide. 

3. Comment apprivoisez l’EDI ?

Maintenant que vous avez trouvé votre mode d’envoi des factures  et que vous avez  pris conscience que vous devez passer par l’étape de l’EDI, il vous faut à présent dimensionner au mieux votre projet.

Pour cela, il vous faut une TODO liste qui consitura votre ligne directrice dans votre projet EDI lié à Chorus Pro.

Cette liste de tâche ou expression de besoins doit être effectuée de façon sérieuse et méthodique, ceci afin de vous éviter les erreurs de process et les incompatibilités futures entre votre système et celui de l’AIFE .

La clé des 3I  sera votre conseillère pour l’expression de besoin :

INSCRIPTION SUR CHORUS Pro

  • Enregistrez-vous d’abord sur le portail de Chorus Pro
  • Ensuite, vous optez pour un mode de dépôt. N’oubliez pas de télécharger des exemples de flux, de schéma XSD ou encore des feuilles de style XSL.

INTÉGRATION DE VOS DONNÉES ET DES BONNES INFORMATIONS

  • Rassembler les services métiers au sein de votre entreprise afin de rationaliser les données. Ils peuvent se répartir de la manière suivante : les données obligatoires, les règles métiers dans votre facturation, le nommage, la compression ou encore le doublon des factures dans vos systèmes.
  • Valider les catalogues, les annuaires et les codes produits. C’est l’occasion également de faire vérifier l’ensemble de vos données produits car elles doivent correspondre exactement à ce que CHORUS Pro attend. Le cas échéant, les factures ne seront pas traitées.
  • Pour rappel les données identitaires et obligatoires de votre société ou celles de votre client doivent être entièrement juste pour que l’intégration coté CHORUS Pro soit validé. Pensez à vérifier en amont les informations suivantes :les Siret, les codes EJ et SE*,

INFORMATION DES UTILISATEURS

Si vous mettez l’accent sur la formation et l’information des nouveau processus dans votre système de gestion des factures alors vos efforts payeront. D’une part, la formation permettra à vos collaborateurs de se familiariser et de devenir performant sur les différents opérations accessibles depuis le portail CHORUS Pro. D’autre part, vous devez clairement formulés les renseignements attendus par la plateforme publique auprès de vos clients et fourniseurs pour qu’ils puissent travailler avec selon un mode EDI. 

*EJ et ES : Numéro d’engagement juridique , numéro qui correspondent aux numéros de commande et au service exécutant. Il est important d’avoir le bon numéro de commande afin d’éviter de se retrouver en « mode rejet ».

4. Mettez en place l’EDI avec un opérateur

L’EDI sous-entend une organisation interne fonctionnelle, une infrastructure dédiée, une architecture préétablie. Tous ces prérequis ont un coût de mise en place et de fonctionnement qui peuvent dissuader bon nombre de sociétés.

Au-delà de la mise en œuvre qui peut sembler complexe, CHORUS Pro est votre meilleur allié pour la facturation avec l’État. En vue de simplifier cette mise en place, vous pouvons avoir recours à un opérateur EDI. Il vous guidera pour une connexion au portail CHORUS Pro.  Suivant vos besoins, il vous présentera des formules adaptées à votre entrée dans l’EDI. Enfin, il pourra vous accompagner tout au long de la conduite du changement de votre process interne. Ce dernier saura évoluer à votre rythme, tant d’un point de vue opérationnel que fonctionnel.

ICD peut répondre à l’ensemble de vos questions. Une équipe d’expert est à votre disposition pour vous aider dans l’expression de votre besoin jusqu’à l’aboutissment du projet CHORUS Pro. Par ailleurs, en notre qualité d’opérateur de dématérialisation, vous pouvez consulter nos solutions EDI sur notre site en cliquant ici.