Hélène Chomienne, auteur/autrice sur ICD International

Peppol, le réseau qui monte en puissance

Mar 26, 2024 | Dématérialisation des documents, Dématérialisation des factures

Dans le domaine de la dématérialisation, le choix des formats utilisés joue un rôle considérable pour la réussite du projet et l’efficacité des processus mis en place.

A ce titre, le réseau Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) émerge comme un standard à considérer.

Peppol : Pan-European Public Procurement OnLine

Initié en 2007 avec le soutien de la Commission Européenne et de diverses agences gouvernementales, Peppol visait à stimuler les échanges commerciaux et à ouvrir les marchés publics européens à la concurrence. Ce projet incarnait l’ambition d’un marché unique numérique pour les achats des administrations publiques et la facturation électronique.

Concrètement, il s’agissait de simplifier le e-procurement entre le public et le privé en normalisant les échanges électroniques de documents financiers et commerciaux comme les factures, les commandes, les catalogues électroniques… Depuis sa mise en place, Peppol s’ouvre progressivement au BtoB et s’étend graduellement aux zones non européennes.

De quoi s’agit ?

Peppol est un réseau de messagerie sécurisé dont l’accès se fait par des Points d’Accès certifiés qui contrôlent l’authenticité des messages et les convertissent au format Peppol. Il existe plus de 300 Points d’Accès Peppol dont plus de 200 en Europe (dont ICD International) qui admettent les formats de messages UBL, EDIFACT, XML couvrant ainsi les principaux cas d’usage.

Pourquoi PEPPOL rencontre un succès grandissant ?

Son adoption s’est accélérée avec la directive européenne rendant obligatoire la facture électronique dans les échanges BtoG. La couverture internationale grandissante de Peppol et ses caractéristiques techniques le rendent particulièrement adaptable aux contraintes des diverses industries et métiers et aux réglementations.

L’interopérabilité du Réseau Peppol

L’intéropérabilité est un atout clé de Peppol, permettant des échanges fluides avec les systèmes d’information. Le réseau standardise les communications grâce à des formats de messages et de données universels (UBL, UN/CEFACT, XML, PDF), et simplifie les transactions grâce à son annuaire centralisé où chaque participant est identifié de manière unique.

Ainsi les entreprises peuvent intégrer Peppol sans renoncer à leurs protocoles ou leurs formats existants.

Des standards de sécurité stricts

Peppol est un réseau fermé. Cette conception lui confère des caractéristiques de sécurité et de confidentialité de haut niveau.

Les Points d’Accès certifiés garantissent l’authentification et le cryptage des transactions, empêchant les intrusions et préservant l’intégrité des données. Ce modèle renforce la confiance entre les acteurs économiques et assure la conformité aux exigences de sécurité les plus stricts.

Peppol : légitime pour la facture électronique ?

Depuis sa mise en oeuvre, Peppol a été largement déployé par les états européens pour accompagner la facture électronique obligatoire pour les transactions B2G.

Le déploiement progressif de la facture électronique obligatoire pour les échanges BtoB s’accompagne de la mise en application du modèle Clearance. Peppol répond parfaitement aux contraintes de ce modèle. En effet, son adaptabilité et son envergure internationale lui permettent de prendre en charge la plupart des standards de factures électroniques (Factur-X ou ZUGFeRD 2.1 par exemple) et d’être conforme à l’ensemble des législations fiscales tout en garantissant une harmonisation des flux commerciaux et financiers, BtoG et BtoB. Ainsi la Belgique ou l’Italie ont rendu Peppol obligatoire.

Conclusion

PEPPOL offre des atouts stratégiques tels que la normalisation des échanges, la connexion universelle à travers des Points d’Accès ou la sécurisation des échanges. Sa capacité à répondre aux besoins actuels et futurs en matière de dématérialisation fiscale positionne Peppol en incontournable de la dématérialisation.

ICD International est Point D’accès Peppol certifié. N’hésitez pas à nous consulter pour en savoir plus sur ce réseau et comment l’utiliser pour vos échanges avec vos partenaires.

Transition vers la Facturation Électronique Obligatoire en Roumanie

Déc 8, 2023 | Dématérialisation des factures

Une réforme fiscale majeure en Roumanie

La Roumanie se prépare depuis quelques années à une transformation significative dans le domaine de la facturation avec l’introduction de la facture électronique obligatoire pour les transactions B2B à partir du 1er janvier 2024. Cette décision a été prise par le ministère des Finances roumain dans le but de moderniser les pratiques commerciales et fiscales du pays.

La Commission Européenne a également joué un rôle important dans cette transition, en autorisant la Roumanie à mettre en œuvre la facturation électronique B2B obligatoire pour une période de trois ans, soit de janvier 2024 à décembre 2026, ou jusqu’à ce que l’UE décide d’adopter la proposition ViDA.

Une généralisation de la facture électronique déjà en marche

Depuis 2021, des ordonnances gouvernementales se sont succédées pour jeter les bases du système national de facturation électronique roumain (120/2021) et progressivement introduire des obligations d’émettre des factures électroniques.

L’e-invoicing obligatoire pour les Transaction B2G

La facturation électronique pour les transactions entre entreprises et le gouvernement (B2G) est devenue obligatoire le 1er juillet 2022, conformément à la Loi 139/2022. Cette loi stipule que toutes les transactions des marchés publics roumains doivent désormais être facturées via le système de facturation RO e-Factura, utilisant le format UBL 2.1 ainsi que le CII XLM sur la norme sémantique européenne EN 16931 sans aucune extension complémentaire.

Des obligations pour certains produits

L’ordonnance gouvernementale 130, publiée en décembre 2021, avait introduit l’obligation d’émettre des factures électroniques à compter de juillet 2022 pour les entreprises commercialisant certaines catégories de produits considérées à “haut risque d’évasion fiscale” (fruits et légumes, alcools, nouvelles constructions, produits minéraux, textiles et chaussures…)

La Plateforme RO E-invoice

La clé de la transition

Pour faciliter la transition vers la facturation électronique, la Roumanie a mis en place la plateforme RO E-Invoice en novembre 2021. Cette plateforme permet l’échange de factures tant avec les administrations publiques (B2G) qu’entre entreprises privées (B2B). Les factures doivent être générées conformément à la norme RO_CIUS et doivent être soumises dans un délai de cinq jours ouvrables à compter de leur émission.

Après la soumission, la plateforme attribue un numéro d’identification à chaque facture et effectue des validations pour s’assurer de leur conformité tant au niveau de la syntaxe que de la sémantique. Une fois validées, les factures reçoivent la signature du ministère des Finances pour garantir leur intégrité.

Les émetteurs et les destinataires doivent conserver les factures électroniques signées par le ministère des finances (MOF) pendant au moins 10 ans, conformément à la réglementation.

Le fonctionnement de la réforme

La réforme fiscale Roumaine s’inscrit dans un périmètre presque similaire à celui de la reforme Française avec quelques exceptions cependant :

Les factures échangées en B2B non domestiques sont attendues à travers la plateforme RO E-Invoicing à partir du 1 Janvier 2024 (avec une période de tolérance de 3 mois) dans un mode d’E-Reporting. Cela ne concernant cependant que la facturation de fournisseurs étrangers possédant un numéro de TVA intracommunautaire Roumain,

Après cette période de grâce, les entreprises qui ne se conforment pas à cette nouvelle réglementation seront soumises à des amendes, allant de 500 à 2 500 lei (environ 100 à 500 euros) pour la plupart des entreprises et de 5 000 à 10 000 lei (environ 1 000 à 2 000 euros) pour les grandes sociétés.
Les factures échangées en B2B domestiques sont attendues à travers la plateforme RO E-Invoicing à partir du 1 Juillet 2024,
Il n’y a pas de E-Reporting pour la facturation de clients non domestiques, ni pour le périmètre B2C

La volonté du législateur Roumain est de mettre un œuvre une reforme pragmatique permettant l’embarquement d’une majorité des entreprises du territoire dans un temps record.

Digitalisation du Système Fiscal : vers l’efficacité et la transparence

Le passage à la facture électronique fait partie intégrante de l’effort plus large de digitalisation du système fiscal roumain. Le ministre des Finances, Dan Vîlceanu, a souligné l’importance de cette transformation numérique pour améliorer la relation entre le secteur privé et l’administration fiscale. Il insiste sur la transparence dans la gestion des fonds publics et la nécessité d’une administration publique proactive et efficace.

En conclusion, la Roumanie s’engage résolument dans la voie de la facture électronique obligatoire pour améliorer l’efficacité fiscale et moderniser ses processus administratifs. Cette transition s’inscrit dans le cadre de la digitalisation croissante du secteur public roumain, avec un objectif clair de simplification et de transparence dans les transactions commerciales et fiscales.

Dématrust, la plateforme de dématérialisation des factures d’ICD International, est conforme à de nombreuses législations internationales dont la législation Roumaine. Consultez nos équipes pour découvrir comment ICD International peut vous accompagner dans l’audit de vos flu et la mise en conformité de vos processus à la réforme de la facture électronique en Roumanie.

(🇬🇧 English Version Below)

Just in sequence : l’art d’orchestrer une supply chain

Nov 13, 2023 | Just In Sequence

Le « Just in Sequence » (JIS) est une méthode utilisée dans l’industrie, en particulier l’automobile, pour s’assurer que les pièces ou composants arrivent sur la ligne de production exactement au moment et dans l’ordre où ils sont nécessaires.

Un supply chain bien orchestrée

Pendant un concert d’orchestre symphonique, chaque musicien joue un instrument différent, et chaque instrument a son propre moment pour jouer dans la pièce. Si un violoniste joue trop tôt ou trop tard, cela peut nuire à toute la performance. L’harmonie parfaite est atteinte lorsque chaque musicien joue exactement au bon moment.

Le Just in Sequence, un chef d’orchestre.

Dans le contexte de notre métaphore, le Just in Sequence est comme s’assurer que chaque musicien joue exactement au bon moment, ni trop tôt ni trop tard. Dans l’industrie automobile, cela signifie que chaque pièce ou composant arrive sur la ligne de production exactement au moment où il est nécessaire, et dans l’ordre précis où il doit être assemblé.

Comment cela fonctionne-t-il ?

Tout comme le chef d’orchestre a une partition qui lui indique quand chaque instrument doit jouer, l’usine automobile a un plan de production qui indique quand chaque pièce doit être assemblée. Et tout comme le chef d’orchestre s’assure que chaque musicien est prêt à jouer au bon moment, le système JIS s’assure que chaque composant est prêt à être utilisé au bon moment.

Quels sont les avantages du JIS ?

Réduction des stocks :

Le JIS minimise la nécessité de stocker une grande quantité de pièces ou de composants en attente d’être utilisés. Par conséquent, les espaces des stockages peuvent être drastiquement réduits ainsi que les coûts associés à la détention de stocks.

Réduction des déchets :

En recevant des pièces uniquement lorsqu’elles sont nécessaires, le risque de les endommager, ou de les voir devenir obsolète est quasiment annulé. Les coûts associés à la gestion des déchets, la mise au rebut des pièces inutilisées ou aux efforts de recyclage sont considérablement réduits.

Flexibilité accrue :

La mise en oeuvre du JIS facilite l’adaptation aux changements de la demande clients ou aux modifications des spécifications du produit assemblé. Si un client souhaite apporter des modifications à une commande, le système JIS peut s’ajuster pour répondre à ces nouvelles exigences sans perturber l’ensemble du processus de production.

Amélioration de la trésorerie et réduction des coûts :

La suppression des stocks permets de réduire les capitaux mobilisés pour leur constitution. Ces fonds sont libérés pour d’autres investissements ou le financement d’autres besoins opérationnels.

En complément, l’amélioration de l’efficacité ou la réduction des déchets produits permettent de réaliser des économies significatives et d’avoir un impact positif sur la rentabilité et la compétitivité de l’entreprise.

Des flux EDI en temps réels dédiés à la supply chain

Le Just In Sequence est le processus d’optimisation de la supply chain inspiré du Just In Time particulièrement utilisé dans l’industrie et notamment dans l’industrie automobile. Il embarque des technologies EDI d’échanges de flux de donnée en temps réel entre les chaines d’assemblage des constructeurs automobiles et leurs sous-traitants. Avec sa solution Syflux, ICD International est un acteur incontournable du Just In Sequence recommandé par de nombreux constructeurs automobiles.

Cas Client

Comment Talendi et ICD International ont rendu Syflux accessible à des utilisateurs en situation de handicap ?

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ICD International a déposé son dossier d’immatriculation PDP auprès de la DGFIP début Août

Sep 13, 2023 | Dématérialisation des factures

Le 4 Août dernier, ICD International a officiellement déposé son dossier de demande d’immatriculation pour agir en qualité de Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP). Cette étape était un jalon clé dans notre volonté d’accompagner les entreprises dans leurs projets de dématérialisation des factures et de participer activement au déploiement de la facture électronique obligatoire en France.

Cette réforme révise profondément les processus de facturation des entreprises en imposant le transit des données de facturation par une plateforme étatique (PPF) opéréé par l’AIFE (Agence pour l’Informatique Financière de l’Etat). Cette plateforme propose une offre minimale pour la transmission des données d’e-invoicing et d’e-reporting à l’administration fiscale et les contrôles réglementaires.

PDP : un statut délivré par l’état

Pour faciliter le déploiement de la réforme en entreprise et répondre aux multiples cas de figures, les opérateurs de dématérialisation et les PDP sont intégrés au dispositif conçu par l’état. Ils jouent un rôle essentiel pour la transmission des factures électroniques.

Le rôle spécifique des PDP s’articule autour de 3 axes principaux :

Emettre, transmettre et recevoir la facture électronique du fournisseur au client tout en garantissant l’intégrité, l’authenticité et l’exhaustivité des données.
Extraire et transmettre les données exigées par l’administration fiscale
Transmettre les données de paiement pour l’ensemble des transactions

Seule plateforme habilitée à assurer l’ensemble des actions prévues par la réforme, les PDP font l’objet d’une procédure d’immatriculation par l’administration.

Elle est délivrée sur examen d’un dossier de candidature afin de valider que l’opérateur répond aux exigences réglementaires fixées par l’état (certification ISO 27001, sécurisation des données…) et qu’il est en capacité de délivrer l’ensemble des services attendus de la part d’une PDP. Cette immatriculation est valable 3 ans et est renouvelable si les conditions d’attribution sont toujours réunies.

Une étape cruciale, mais pas un aboutissement.

Le dépôt de notre dossier d’immatriculation PDP est évidemment une étape importante pour l’entreprise. Elle est notamment la conséquence :

de 30 ans d’expérience en dématérialisation et automatisation des processus métier,
d’une implication continue auprès de la DGFIP, de l’AIFE et de la FNFE pour accompagner le déploiement de la réforme et de son dispositif,
de la définition et la conception d’une plateforme de dématérialisation des factures adaptée aux besoins des entreprises et aux exigences réglementaires
et de l’obtention de la certification ISO 27001 en juillet dernier.

Il ne s’agit donc pas simplement d’une formalité administrative. C’est la preuve tangible de notre volonté d’être un acteur clé dans la modernisation des pratiques commerciales en France, d’apporter des avantages tangibles à nos partenaires et à notre économie. C’est aussi un engagement que nous prenons de respecter les normes de sécurité et de confidentialité les plus élevées en matière de traitement des données et d’apporter une solution durablement opérationnelle et conforme à la législation.

Nous ne nous reposons pas sur ces lauriers. Les attentes des entreprises et des équipes métiers restent fortes en matière d’optimisation de leurs pratiques quotidiennes et d’automatisation de leurs processus métiers. De nombreux acteurs ne sont pas encore prêts à adopter la facture électronique, et le report de la réforme annoncé fin juillet est une excellente opportunité pour eux de combler leur retard voire d’aller au delà de la simple mise en conformité.

A propos du report →

En attendant la validation de l’immatriculation de notre plateforme annoncée pour cette fin d’année, nous restons mobilisés pour accompagner et conseiller nos clients, préparer avec certains d’entre eux les phases pilotes et poursuivre l’enrichissement fonctionnel de la plateforme Dématrust.

A suivre.

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Report de la réforme de la facture électronique obligatoire : que faut-il retenir ?

Sep 11, 2023 | Dématérialisation des factures

Le 28 juillet dernier, le gouvernement a annoncé dans un communiqué de presse que la mise en application de la généralisation de la facture électronique était reportée. Suite à une réunion de la DGFIP, les nouvelles dates d’entrée en vigueur sont désormais connues :

📆 1er sept. 2026 : obligation de recevoir des factures électroniques pour toutes les entreprises et obligation d’en émettre pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire

📆 1er sept. 2027 : obligation d’émettre des factures électroniques pour les petites et moyennes entreprises et les microentreprises

Cette annonce n’est évidemment pas sans conséquence, notamment pour les entreprises qui avaient enclenché les travaux de mise en conformité et d’adaptation de leurs processus internes, celles qui s’étaient engagées dans les phases pilotes avec leurs futurs prestataires et les prestataires et éditeurs de plateforme.

Avec quelques semaines de recul, nous vous partageons ici quelques réflexions sur comment appréhender ce report dans vos entreprises et comment tirer partie du délai supplémentaire qui en découle.

1 – Ne pas casser la dynamique que vous avez initiée dans vos organisations

De nombreuses entreprises de toutes tailles avaient déjà largement pris “le taureau par les cornes” pour préparer leur passage à la facture électronique obligatoire. Toutes n’étaient pas prêtes, certaines s’apprêtaient à entrer dans les phases pilotes quand d’autres accusaient déjà du retard, mais dans tous les cas le projet était lancé. Il nous parait essentiel que ces organisations achèvent ces projets.

En effet, mettre en pause maintenant le déploiement et désengager les multiples équipes impliquées, c’est à coup sûr être confronté à un redémarrage difficile et lent avec des équipes projets désynchronisées ou indisponibles.

Malgré l’annonce du report, l’état a tout de même publié les nouvelles spécifications externes le 31 juillet dernier pour continuer à préciser le cadre d’application et les cas d’usages spécifiques. Cette nouvelle version va nous permettre, organisations, futures PDP ou prestataires de poursuivre la préparation de la transition vers la facture électronique.

Enfin, prendre un peu d’avance offrira aux équipes métier plus de temps pour s’approprier les nouveaux processus ou les nouveaux outils déployés, ça n’est jamais trop.

2 – Passer de la mise en conformité à la dématérialisation de processus de traitement des factures.

La date de mise en vigueur de la réforme approchant, l’objectif des audits ou des accompagnements projets que nous menions était clairement la mise en conformité aux futures obligations légales. Le délai supplémentaire dont nous disposons maintenant va aussi permettre de poursuivre un objectif plus large : dématérialiser et automatiser vos processus de traitement des factures clients et fournisseurs tout en s’assurant qu’ils soient conformes à la réforme.

Cette approche plus large promet un ROI plus important et plus rapide sur les investissements que la réforme exige de toute façon.

3 – En Europe, et à l’international, la facture électronique devient obligatoire

Certes la réforme en France est reportée, mais de nombreux pays prennent les uns après les autres le virage de la facture électronique. Selon votre activité et vos implantations à l’international votre entreprise peut aussi être concernée par ces autres législations.

Même si les obligations, les spécifications techniques et les processus sont différents du cadre français, ils impactent le choix de vos outils, de votre plateforme et l’organisation de vos équipes métiers.

Dans ce cas, adopter une approche globale de vos processus de facturation et calquer votre projet sur les calendriers des pays qui vous concernent sont indispensables.

4 – Prendre de l’avance, lancer l’indispensable audit

Si vous n’aviez pas encore entrepris d’actions pour préparer votre transition, ce report est évidemment une aubaine. Profitez-en pour lancer tout de suite l’audit de vos processus pour identifier au plus vite vos spécificités face à la réforme, mais aussi les opportunités d’optimisation de vos pratiques.

Ce délai supplémentaire doit permettre aux retardataires d’engager leur démarche sereinement et d’être parfaitement prêt le Jour-J.

Comment ICD International appréhende le report de la réforme ?

Depuis le passage à Chorus Pro, ICD International est impliqué auprès de la DGFIP et du FNFE pour accompagner la mise en œuvre de cette réforme. Nous poursuivons évidemment notre engagement dans cette voie.

Afin de répondre aux exigences de l’état pour devenir PDP, ICD International a obtenu sa certification ISO 27001, elle s’est engagée avec 3 de ses clients dans les phases pilotes et a déposé début Août son dossier de demande d’immatriculation PDP.

Nous poursuivons nos missions d’accompagnement et d’audits auprès de nos clients et ré-ajustons ensemble les stratégies de déploiement pour tenir compte de ce report et en faire une opportunité.

Notre mission reste celle que nous poursuivons depuis plus de 30 ans, aider les entreprises à gagner en compétitivité grâce à la dématérialisation de leurs processus métier.